Archiving Assistant. OFID, Vienna

OPEC Fund for International Development (OFID), Vienna

Vacancy Number: VA506/2015
Job Title: Archiving Assistant
Department/Unit: Administration and Personnel Department
Job Scope
Under the supervision of the Director, Administration and Personnel Department, the incumbent acquires, manages and maintains documents and other materials which include: reports, project files, plans, photographs, films and computer-generated records that have historical importance for OFID.
Duties and Responsibilities

  • Evaluates records / documents for preservation and retention; arranges the acquisition and retrieval of records;
  • Liaises with the staff members responsible for archiving of documents from different departments/units within OFID;
  • Facilitates the implementation of OFID’s Document Retention Policy, including but not limited to archival research, retention and destruction of records, maintaining catalogue collections system and management of information and records.
  • Identifies ways of protecting and preserving collections, as well as ensuring that the physical archive is correctly managed;
  • Makes information accessible to eligible staff members and other users, advises them on how best to access, use and interpret archives, and possibly through internal training courses;
  • Manages the changeover from paper to electronic management system;
  • Facilitates remote access by maintaining user-friendly, computer-aided search systems;
  • Ensures that legislative and compliance requirements are fully met.

Requirements

  • Bachelor’s Degree in Library Science, Archival Science or other science studies related to Records Management
  • Minimum of 4 years relevant professional experience.

Skills and Competences

  • Demonstrated knowledge and skills in Archiving Management, including policies and procedures for archival research, and for the retention or destruction of records, including catalogue collections system and management of information;
  • Ability to ensure the use of accurate procedures and act in a consistent manner;
  • Computer literacy (i.e. Microsoft Office and more specifically on Excel), knowledge of Open-Text Archiving software packages will be an added advantage;
  • Good interpersonal skills and ability to work in an international multi-cultural environment.
  • Very good oral and written communication skills in English and German languages.
  • Knowledge of Arabic, French, or Spanish will be an advantage.
  • Ability to establish and meet deadlines, work under pressure and handle multiple priority tasks.

Application: http://www.ofid.org/ABOUTUS/CareerOpportunities.aspx

Advertisements

Archivar (W/M) Swarovski

SWAROVSKI STEHT FÜR GLANZ. SWAROVSKI STEHT FÜR BRILLANZ. SWAROVSKI WIRD IHR NAME FÜR ERFOLG.

Sie suchen eine neue Herausforderung?
 Dann nutzen Sie Ihre Chance und bewerben Sie sich bei einer der bekanntesten Marken der Welt als

ARCHIVAR (W/M)

Standort: Wattens / Tirol

Referenznummer: 4529-722690-ld

DAS ERWARTET SIE

In dieser Position sind sie verantwortlich für das Produktarchiv, und tragen damit Sorge, dass die Geschichte der Swarovski Produkte u.a. sowohl physisch als auch digital erhalten bleibt.

Zu Ihren Aufgaben zählen:

  • Erweiterung und Organisation von Beständen und Produkten.
  • Managen der globalen Anfragen und Ausleihen
  • Mitarbeit bei Shootings und Ausstellungen
  • Mitarbeit an der Kommunikation und Präsentation des Archivs im Intranet
  • Unterstützung der internen Kunden bei ihren Anfragen und Projekten

DAS ERWARTEN WIR

Wir wenden uns an BewerberInnen, die sich durch ihre strukturierte Arbeitsweise und exzellente Organisationsfähigkeiten auszeichnen. Darüber hinaus verfügen Sie über:

  • Ein abgeschlossenes geisteswissenschaftliches Studium oder eine Ausbildung zum Diplomarchivar.
  • Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in einem Archiv oder einer ähnlichen Einrichtung.
  • Idealerweise Erfahrung in der Verantwortung von Erschließungsprojekten
  • Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Archivsoftware gepaart mit sehr guten MS-Office- Kenntnissen
  • Sehr gute Englischkenntnisse

WIR BIETEN

Ihr moderner, architektonisch ansprechender Arbeitsplatz in Wattens/Tirol befindet sich in einer der bekanntesten Ferienregionen Österreichs, unweit von Innsbruck. Eine der schönsten Altstädte in Tirol ist nur wenige Minuten entfernt. Ein attraktives Gehaltspaket inkludiert vielfältige Sozialleistungen wie eine hauseigene Kantine, Sportmöglichkeiten und diverse Vergünstigungen. Aus gesetzlichen Gründen weisen wir darauf hin, dass das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position € 36.700,- brutto p.a. beträgt. Unsere tatsächlichen Gehaltspakete orientieren sich an aktuellen Marktgehältern und berücksichtigen Ihre Qualifikation und Erfahrung.

Sie möchten mit Ihrer Begeisterung zu unserem Erfolg beitragen? Dann freuen wir uns auf Ihre Onlinebewerbung!

Die Ausschreibung bei Swarovski finden sie hier: http://www.jpp.swarovski.com/Portal.Node/portal