Intern, Records Management Unit. OSCE, Vienna

Job Title:                     Intern, Records Management Unit, OSG

Organization Name:  OSCE Secretariat

Location:                     Vienna

Closing Date of application: 04-05-2016

Duration of internship: 3 months starting July 4, 2016 until September 23, 2016

The Records Management Unit (RMU) is a part of the Office of the Secretary General and is responsible for developing, implementing and overseeing the records management framework and programme within the OSCE. It ensures the capture, distribution, storage and management of records in accordance with accepted standards and best practices. Its scope of work includes registration and distribution of official correspondence, providing guidance on handling paper and electronic records, facilitating transfers of semi-active and inactive records, overseeing authorized destruction of records, and developing and implementing organization-wide records management tools and resources.

Required competencies                  

Core values

  • Commitment: Actively contributes to achieving organizational goals
  • Diversity: Respects others and values their diverse perspectives and contributions
  • Integrity: Acts in a manner consistent with the Organization’s core values and organizational principles
  • Accountability: Takes responsibility for own action and delegated work

Core competencies

  • Communication: Actively works to achieve clear and transparent communication with colleagues and with stakeholders of the Organization
  • Collaboration: Works effectively with others on common goals and fosters a positive, trust-based working environment
  • Planning: Works towards the achievement of goals in a structured and measured manner
  • Analysis and decision-making: Analyses available information, draws well-founded conclusions and takes appropriate decisions
  • Initiative-taking: Proposes and initiates new ideas, activities and projects
  • Flexibility: Responds positively and effectively to changing circumstances

Managerial competencies (for positions with managerial responsibilities)

  • Leadership: Provides a clear sense of direction, builds trust and creates an enabling environment
  • Strategic thinking: Identifies goals that advance the organizational agenda and develops plans for achieving them
  • Managing performance: Helps to maximize team performance by providing active feedback and skill development opportunities

Tasks and Responsibilities                    

RMU is looking for an internship candidate who will work with all members of the team and will be tasked with the duties outlined below:

  • Providing support for records registration;
  • Assisting with backlog projects such as compiling inventories, weeding and digitizing records (digitizing includes document preparation, scanning, performing quality control and assigning metadata);
  • Assisting with file transfers as required;
  • Assisting with records-related events including planning, publicity, obtaining supplies, setting up and cleaning up;
  • Assisting with records projects including performing research and developing documentation such as policies and procedures and user guides;
  • Performing other records-related tasks as required.

Necessary Qualifications             

  • Applicants should be under the age of 30 and from an OSCE participating State;
  • Students in the final year of higher education (university or other accredited institution) at graduate or postgraduate level, i.e. within two years of graduation, or recent graduates or postgraduates, with a background in Archival Science, Records Management or Information Management;
  • Working experience with Electronic Document and Records Management Systems (such as OpenText CS) is an asset;
  • Advanced computer skills;
  • Strong analytical, research and drafting skills;
  • Good organizational skills with ability to process and synthesize information quickly and efficiently;
  • Detail-oriented;
  • Professional fluency in English with excellent communication skills; knowledge of other OSCE working languages is an asset;
  • Ability to establish and maintain effective working relations with people from different national and cultural backgrounds, whilst maintaining impartiality and objectivity.

Remuneration Package                

The OSCE is not in a position to pay any remuneration or cover any expenses incurred by the intern during his/her stay in Vienna nor reimburse travel expenses.

The internship lasts three (3) months and does not constitute a commitment to future employment with the OSCE.

The selected intern will participate in the group health insurance scheme at his/her own expense but the OSCE will cover life and disability insurance.

How To Apply                    

If you meet the above requirements and wish to apply for this internship opportunity, please use the OSCE’s online application link found under http://www.osce.org/employment. Please mention your availability dates in the cover letter.

Please note that vacancies in the OSCE are open for competition only amongst nationals of participating States, please see http://www.osce.org/states.

The OSCE retains the discretion to re-advertise the vacancy, to cancel the recruitment, or offer an internship with modified terms of reference or a different duration.

The OSCE is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages qualified female and male candidates from all religious, ethnic and social backgrounds to apply to become a part of the Organization.Please be aware that the OSCE does not request payment at any stage of the application and review process.

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Transkription Matriken-Bücher

Liebe Kurrent- Experten!

 Der Verein Specialisterne sucht dringend Mitstreiter und Mitstreiterinnen in einem außergewöhnlich großen Projekt: es sollen 5.000 Matriken-Bücher in nur 4 Wochen (gegen Bezahlung) transkribiert werden!

 Haben Sie Lust an einer Herausforderung, Spaß am Transkribieren und Arbeiten mit Gleichgesinnten, dann melden Sie sich bitte so rasch wie möglich. 

Nächste Woche schon starten wir das Projekt, gezahlt wird pro Eintrag. 

 Bei Interesse schreiben Sie bitte eine Email an kurrentrekord@specialisterne.at oder Sie erreichen ab Montag Fr. Sarah Eiter unter der Telefonnummer: +43 699 11103320 

 Sie erfahren dann alle weiteren Details!

Wir freuen uns, wenn Sie Teil dieses geplanten Weltrekords sein möchten

mit besten Grüßen und Vorfreude 

 Sarah Eiter, Team Specialisterne

  

Verein Specialisterne Austria (ZVR: 605925702, UID: ATU67334468)

Obmann / President

coordinated by Ashoka Austria in cooperation with WUK

Postal address: Weyringergasse 28a-30, Top 3, 1040 Vienna

www.specialisterne.at

Mitarbeiter/in Dokumentation-Archivierung

Mit über 2000 Mitarbeitern und über 20 Niederlassungen bundesweit zählen wir, die APS Group, zu den führenden Personaldienstleistern in Österreich. APS steht für einen hohen Qualitätsstandard, der durch diverse Auszeichnungen und Zertifikate dokumentiert und sichergestellt ist.

Unsere MitarbeiterInnen meistern in nahezu allen Bereichen der Arbeitswelt die an sie gestellten Herausforderungen und profitieren von einem wertschätzenden Umgang innerhalb des APS-Teams. Des Weiteren ist uns die Mitarbeiterentwicklung und Förderung der persönlichen Potentiale sehr wichtig.

Durch unsere langjährige Erfahrung und hohe Kompetenz in der Personaldienstleistung konnten wir uns, über die letzten 30 Jahre, als seriöser und verlässlicher Partner für Unternehmen und Arbeitssuchende am österreichischen Arbeitsmarkt etablieren.

Wir suchen für ein internationales, renommiertes Unternehmen in Raum Perg eine/n

Mitarbeiter/in Dokumentation-Archivierung

Schwertberg

Wir suchen für ein renommiertes Unternehmen im Raum Schwertberg eine/n Mitarbeiter/in für die Abteilung Medienproduktion.

Tätigkeitsbereich:
  • Durchsuchen von Auftragstexten
  • Spezifische Dokumentationserstellung
  • Erstellung des Archiv-Ordners im SAP
  • Dokumentationsproduktion in Paper/Erstellung der Doku CD
  • Verwaltung der Sonderprogramm-Übersetzung
Fachliche Anforderungen:
  • kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAS oder ähnliches)
  • Englisch in Wort und Schrift
  • gute MS Office Kenntnisse, SAP von Vorteil
Persönliche Anforderungen:
  • genaue und zuverlässige Arbeitsweise
  • Sie arbeiten gerne am Computer
  • technisches Interesse
Wir bieten:

Für diese Dauerstelle in einem internationalen Umfeld ist ein monatliches Bruttomindestgehalt in Höhe von mind. EUR 2.000,00 vorgesehen. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Berufserfahrung möglich.

Kontakt:

Mag. Claudia Gruber (claudia.gruber@apsgroup.at, 05/7001-4055)
APS Austria Personalservice GmbH & CO KG
Lastenstraße 38
4020 Linz

Im Sinne des Gleichbehandlungsgesetzes wenden wir uns an Damen und Herren.

BibliothekarIn Internationale Stiftung Mozarteum (ISM)

Die Internationale Stiftung Mozarteum (ISM) in Salzburg widmet sich seit mehr als 150 Jahren der Erforschung und Pflege des Werks von Wolfgang Amadé Mozart und seiner Familie. Die Bibliotheca Mozartiana, die zur wissenschaftlichen Abteilung der ISM gehört, ist die weltweit größte Spezialbibliothek zu Leben und Werk W. A. Mozarts. Ihr Katalog erfüllt zugleich die Funktion der internationalen Mozart-Bibliographie mit derzeit über 25.000 Nachweisen. Seit einigen Jahren wird der Gesamtbestand systematisch neu katalogisiert und digitalisiert.
Zur Fortführung der Erschließungsprojekte ist zum ehest möglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:
BibliothekarIn
Vollzeit 40 Wochenstunden all-in, auf 2 Jahre befristet
IHR AUFGABENGEBIET
In dieser vielfältigen und interessanten Position zeigen Sie ein ausgeprägtes Interesse an der wissenschaftlichen Erschließung historischer Notendrucke und sind unter anderem für folgende Aufgaben und Projekte zuständig:
  • vertiefte Katalogisierung unter Berücksichtung bibliographischer Referenzwerke (RISM, Haberkamp: Die Erstdrucke der Werke W. A. Mozarts, etc.) im Bibliothekssystem Aleph
  • systematische Erfassung exemplarspezifischer Angaben wie Provenienzen, Vorbesitzer, handschriftliche Eintragungen usw.
  • Bereitstellung umfassender Metadaten für die laufende Digitalisierung des historischen Bestandes
IHRE QUALIFIKATION
  • umfassende Kenntnisse der Regelwerke RAK-WB, RAK-Musik und RDA
  • einschlägige Ausbildung (Studium bevorzugt) mit musikalischen Fachkenntnissen
  • Erfahrung im Umgang mit historischen Musikalien
  • Kenntnisse des Katalogisierungssystems Aleph erwünscht
Wir bieten Ihnen neben einem sehr guten Arbeitsumfeld und einem interessanten Tätigkeitsfeld als Mindestgehalt für diese Position € 2.388,24 brutto/Monat (14 mal pro Jahr) für 40 Wochenstunden all-in (Schema Betriebsvereinbarung IIIa/5) mit Bereitschaft zur Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.
Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an weibliche wie männliche Bewerber.

Bewerbungen mit Lebenslauf, Motivationsschreiben, Foto, Zeugnissen und div. weiteren Unterlagen bitte bis 29.04.2016 – ausschließlich in elektronischer Form – an:
Mag. Christina Lackner
lackner@mozarteum.at

Schweizerisches Wirtschaftsarchiv, Basel

Mitarbeiter/in im Lektorat der Wirtschaftsdokumentation und als Informationsbibliothekar/in

100%
Das Schweizerische Wirtschaftsarchiv SWA und die UB Wirtschaft sind Teil der Universitätsbibliothek Basel. Die Institution verfügt über einen umfangreichen historischen Bestand an Dokumentationen und Archiven zur Schweizer Wirtschaft. Die aktuelle Sammlungstätigkeit erfolgt grösstenteils in elektronischer Form. Zudem ist sie für die Informationsversorgung der Wirtschaftswissenschaften, Soziologie und Politologie an der Universtiät Basel zuständig.
Für die Bereiche Wirtschaftsdokumentation und Informationstheke suchen wir per 1. Juni 2016 oder nach Vereinbarung einen I&D-Spezialist / eine I&D Spezialistin.
Ihre Aufgaben

  • Auswerten der Schweizerischen Tages- und Wochenzeitungen und Auswahl der Zeitungsausschnitte für die Wirtschaftsdokumentation des SWA
  • Überwachen der Webseiten von Wirtschaftsakteurinnen/-akteuren und Entscheid über die Auswahl der zu archivierenden digitalen Dokumente für die Wirtschaftsdokumentation des SWA
  • Sacherschliessung der ausgewählten Dokumente
  • Leitung und Durchführung von Projekten im Bereich der Wirtschaftsdokumentation
  • Beratung der Benutzerinnen und Benutzer vor Ort, telefonisch oder schriftlich bei der Literatursuche und der Recherche in der Wirtschaftsdokumentation und den Archivbeständen
Ihr Profil

  • Hochschulabschluss
  • Überdurchschnittliche Kenntnisse der wirtschaftlichen und politischen Zusammenhänge in der Schweiz auf nationaler, kantonaler und regionaler Ebene
  • Erfahrung als Informationsbibliothekar/in
  • Erfahrung in Projektmanagement
  • Sehr gute Katalogisierungskenntnisse
  • Sehr gute Kenntnisse der französischen Sprache
  • Hohe Dienstleistungsbereitschaft, Selbständigkeit, Teamfähigkeit und Freude am Kontakt mit dem Publikum
Wir bieten Ihnen

  • Ein spannendes berufliches Umfeld in einer lebendigen Archiv-, Bibliotheks- und Dokumentationsinstitution
  • Arbeitsplatz in der Nähe des Bahnhofs SBB in Basel
  • Anstellungsbedingungen gemäss den Richtlinien der Universität Basel
Bewerbung / Kontakt
Weitere Auskünfte erteilt Ihnen Irene Amstutz, Leiterin UB Wirtschaft – Schweizerisches Wirtschaftsarchiv (Irene.amstutz@unibas.ch oder 061 267 32 02)

Bitte richten Sie ihre Bewerbung bis zum 18. April 2016 per E-Mail an sekretariat-ub@unibas.ch oder Post an: Öffentliche Bibliothek der Universität Basel, Personalsekretariat, Kennwort «Lektorat SWA», Schönbeinstrasse 18-20, 4056 Basel

http://www.ub.unibas.ch/ub-wirtschaft-swa