Group Assistant (m/f)

Boehringer Ingelheim is an equal opportunity employer who takes pride in maintaining a diverse and inclusive culture. We embrace all aspects of diversity and inclusion which benefit our employees, patients and communities. Minority/Female/Protected Veteran/Person with a Disability (Applicable in United States of America). 
Group Assistant (m/f) – 25 hours/week166561  

 

The Regional Medical Department located in Vienna manages and coordinates clinical studies in Central and Eastern European countries.

Duties & Responsibilities

  • Support the team and the line manager in all administrative aspects
  • Organize internal and external meetings on international level
  • Prepare agendas and keep minutes from meetings and teleconferences
  • Travel management and administration of travel expenses, budget planning
  • Administration of working hour records
  • Collect data and prepare presentations for monthly reports
  • Design and maintain databases required for operational activities within the group
Please note that this employment will be organized through an external service provider. The Employment takes place exclusively at Boehringer Ingelheim RCV GmbH & Co KG.
For this position we offer an interesting salary package considering your expertise and personal competencies as well as your professional experience. We are obliged by law to state the minimum salary according to the collective agreement, which amounts to € 33.509,28 gross per year (full-time) for this position. Moreover, we offer our employees a variety of attractive social benefits which will be introduced in the personal interview.

Requirements

  • Successful graduation at a commercial school/college (HASCH, HAK, HBLA etc.)
  • Previous work experience of minimum 3 years in administrative tasks, experience in the pharmaceutical industry is an advantage
  • Excellent organizational and highly developed administrative skills 
  • Fluency in English and German (written and verbal)
  • Strong verbal and written communication
  • Proven social skills in an international team
  • Strong MS-Office skills (Excel, Word, Power Point, Outlook etc.)

Our Culture

Boehringer Ingelheim is one of the world’s 20 leading pharmaceutical companies. Headquartered in Ingelheim, Germany, Boehringer Ingelheim operates globally through 145 affiliates and a total of some 47,500 employees. The focus of the family-owned company, founded in 1885, is on researching, developing, manufacturing and marketing new medications of high therapeutic value for human and veterinary medicine.

Social responsibility is an important element of the corporate culture at Boehringer Ingelheim. This includes worldwide involvement in social projects through, for example, the initiative “Making More Health” while also caring for employees. Respect, equal opportunity and reconciling career and family form the foundation of mutual cooperation. The company also focuses on environmental protection and sustainability in everything it does.

In 2015, Boehringer Ingelheim achieved net sales of about 14.8 billion euros. R&D expenditure corresponds to 20.3 per cent of net sales.

For more information please visit www.boehringer-ingelheim.com

Contact

Your application will be reviewed by our recruiting team as well as the respective department. Therefore, we do not state a specific contact person and kindly ask you to use a general salutation in your application.

Siehe: https://tas-boehringer.taleo.net/careersection/global+template+career+section+28external29/jobsearch.ftl?lang=de  

Primary Location

: Europe-Austria-Vienna-Vienna

Organization

: AT-Boehringer Ingelheim Regional Center Vienna GmbH & Co KG (Austria)

Schedule

: Part-time

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MitarbeiterIn Bibliothek

Die FHWien der WKW ist Österreichs führende Fachhochschule für Management & Kommunikation und seit über 20 Jahren eng vernetzt mit den heimischen Unternehmen. Mit 9 Bachelor-, 8 Master-Studien sowie 10 Weiterbildungsprogrammen bieten wir ein exzellentes Bildungsangebot für derzeit rund 2500 Studierende. An unserem Standort in Wien beschäftigen wir rund 170 MitarbeiterInnen. Hinter den Kulissen des nach außen hin sichtbaren Hochschulbetriebes arbeiten wir an abwechslungsreichen Aufgaben, spannenden und herausfordernden Themen und Projekten mit hoher Gestaltungsmöglichkeit. Das Arbeiten an der FHWien der WKW ist vielfältig, interessant und sinnvoll.

Zur Verstärkung unseres Teams in der Bibliothek suchen wir ab sofort eine/n


MitarbeiterIn Bibliothek

für 17 Wochenstunden


Ihr Aufgabengebiet: Vielfältig

Sie lieben die Arbeit mit Menschen schätzen aber ein ruhiges Umfeld und Selbstständigkeit? Die Tätigkeit der ausgeschriebenen Position beinhaltet u.a. die Übernahme der Bibliotheköffnungszeiten am Montag und Donnerstag von 16h – 21h, sowie am Samstag von 9h – 16h. Weiters fällt in diesen Aufgabenbereich die kompetente Beratung der BesucherInnen der Bibliothek (Entlehnung und Hilfestellung bei Recherche) sowie diverse administrative Tätigkeiten.

Ihre Voraussetzungen: Interessant

Sie haben eine Ausbildung auf Maturaniveau. Sie arbeiten gerne mit Menschen, können aber auch alleine und selbstständig tätig sein, sind flexibel, zuverlässig und belastbar und bringen die notwendige Durchsetzungskraft mit, wenn es darauf ankommt sich an Richtlinien zu halten. Gute kommunikative Fähigkeiten und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr interessantes Profil ab.

Unsere Rahmenbedingungen: Sinnvoll

Haben wir Ihr Interesse geweckt und Ihre Qualifikationen stimmen mit unseren Anforderungen überein? Wenn ja, freuen wir uns über Ihre Onlinebewerbung über unser Karriereportal http://karriere.fh-wien.ac.at. Abhängig von Ihrer Qualifikation wird ein Monatsbruttogehalt von zumindest EUR 468,- für 17 Wochenstunden geboten. Es erwarten Sie ein sehr gutes Arbeitsklima und –umfeld, eine Förderung Ihrer persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung und ein moderner Arbeitsplatz.

Siehe unter: http://www.karriere.at/jobs/4577510

MitarbeiterIn in der Bibliothek

Die AK setzt sich aktiv für die Interessen ihrer Mitglieder ein. Zur Verstärkung der AK Bibliothek Wien für Sozialwissenschaften suchen wir ab sofort eine(n) MitarbeiterIn in der Bibliothek.

Aufgaben:

  • Systembibliothekarische Tätigkeit
  • Betreuung von div. bibliothekarischen IT-Anwendungen (Discovery System, Repository etc. – Programmierkenntnisse unbedingt erforderlich)
  • Betreuung der Intranetanwendungen der Bibliothek in SharePoint (Zeitschriftenrundlauf etc.)
  • Betreuung des Internetauftritts der Bibliothek
  • Mitarbeit Verwaltung e-Ressourcen
  • Mitarbeit Katalogisierung / Metadatenmanagement und -analyse
  • Lesesaaldienst / Informationsvermittlung

Anforderungen:

  • Fundierte Kenntnisse in XML
  • Fundierte Kenntnisse in Java oder PHP
  • Kenntnisse im Umgang mit der Linux Kommandozeile
  • Idealerweise auch Kenntnisse in HTML, CSS, SQL, C#
  • Idealerweise auch Kenntnisse im Umgang mit Apache Solr/Lucene
  • Kenntnisse zu Metadatenformaten (METS/MODS, Dublin Core etc.) und bibliothekarischen Austauschformaten (MARC21, MARCXML, MAB2)
  • Kenntnisse RAK-WB und RDA bzw. Bereitschaft, sich diese raschestmöglich anzueignen
  • Kontinuierliche, hohe Lernbereitschaft und Bereitschaft, sich mit aktuellen bibliothekarisch-technischen Fragestellungen (u.a. Langzeitarchivierung) auseinanderzusetzen
  • Bereitschaft zu flexiblen Diensten im Rahmen der Öffnungszeiten (8.00 – 19.30 Uhr)

Gehalt:

  • ab € 2.900,- brutto/Monat je nach konkreter Qualifikation und Berufserfahrung

Beginn:

  • August 2016
BEWERBUNG

Wenn Sie darüber hinaus den Gedanken der ArbeitnehmerInnenvertretung als wichtig und sinnvoll erachten und bereit sind, sich dafür einzusetzen, richten Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihrer Telefonnummer bis längstens 24.6.2016 an:

Kammer für Arbeiter und Angestellte für Wien

Associate in Scientific Documentation (temporary position for 1 year)

Switzerland, Basel-Town, Basel

As an Associate in Scientific Documentation you are working in a team of information and documentation specialists supporting research and early development scientists in their efforts to manage effectively their IP and scientific knowledge relevant information. As a member of our service delivery team for scientific reports and laboratory notebooks, you will work with a high focus on quality. Your tasks include:

  • Support of users with the submission of reports to our internal repository
  • Issuing, tracking, collection, quality control and archiving of paper Laboratory Notebooks
  • Overseeing Roche external scanning, microfilming and archiving
  • Contribution to the continuous improvement of existing processes, and the documentation of service activities. This includes writing of SOPs and other governance documents

 Who you are

  • You’re someone who wants to influence your own development. You’re looking for a company where you have the opportunity to pursue your interests across functions and geographies. Where a job title is not considered the final definition of who you are, but the starting point.

    As an ideal candidate you have some experience in Documentation Management or Information and Knowledge Management, preferably in life science industries. You enjoy working with internal customers and you bring good communication and documentation skills with you. Additionally, you bring:

    • A degree as documentation/information specialist or a degree in life sciences
    • A very clear and structured way of working
    • Good English and German language skills (additional languages, e.g. French are an asset)
    • And… you are looking forward to going through a steep learning curve, mainly getting trained on the job

    Applications should include CV and motivational letter.

    Read more

    Who we are

    Basel is the headquarters of the Roche Group and one of its most important centres of pharmaceutical research. Over 8,500 people from approximately 90 countries work in Basel, which is one of Roche`s largest sites. Read more.

    Roche is an equal opportunity employer.

    Job facts

    • Location Switzerland, Basel-Town, Basel
    • Function Research
    • Subfunction Scientific Information Management / Bio
    • Schedule Full-time
    • Job level Individual Contributor
    • Job type Temporary Employee
    • Division Roche Pharmaceuticals
    • Date 2016/06/07
    • Job-ID 3233751253

Get in touch

Temporary Senior Records Management Assistant

Job Title                        Temporary Senior Records Management Assistant

Organization Name         OSCE Secretariat

Location                        Vienna

Grade                           G6

Closing Date of application           21-06-2016

No. of Posts                  1

Background                   Please note that this is a temporary position until 31 December 2016 with possibility of an extension.

The Records Management Unit (RMU) currently comprises four staff members who are responsible for registering official correspondence, overseeing the systematic transfer and destruction of records, handling reference requests, and developing record-keeping tools and resources. RMU also provides advisory services on record-keeping to all OSCE executive structures and actively promotes best practices in records management.

Required competencies

Core values

  • Commitment: Actively contributes to achieving organizational goals
  • Diversity: Respects others and values their diverse perspectives and contributions
  • Integrity: Acts in a manner consistent with the Organization’s core values and organizational principles
  • Accountability: Takes responsibility for own action and delegated work

Core competencies

  • Communication: Actively works to achieve clear and transparent communication with colleagues and with stakeholders of the Organization
  • Collaboration: Works effectively with others on common goals and fosters a positive, trust-based working environment
  • Planning: Works towards the achievement of goals in a structured and measured manner
  • Analysis and decision-making: Analyses available information, draws well-founded conclusions and takes appropriate decisions
  • Initiative-taking: Proposes and initiates new ideas, activities and projects
  • Flexibility: Responds positively and effectively to changing circumstances

Managerial competencies (for positions with managerial responsibilities)

  • Leadership: Provides a clear sense of direction, builds trust and creates an enabling environment
  • Strategic thinking: Identifies goals that advance the organizational agenda and develops plans for achieving them
  • Managing performance: Helps to maximize team performance by providing active feedback and skill development opportunities

Tasks and Responsibilities    

Under the direct supervision of the Chief, Records Management, the Temporary Senior Records Management Assistant will perform a variety of duties including project-related work as well as administrative tasks. The Temporary Senior Records Management Assistant’s tasks include:

  • Identifying and documenting requirements for records-related projects;
  • Communicating requirements to ICT team;
  • Developing and documenting procedures, user guides, and other reference material;
  • Defining criteria for user acceptance testing, providing feedback and identifying issues;
  • Developing and delivering training to users;
  • Appraising backlog files and integrating them into the Secretariat’s records holdings;
  • Conducting records-related exit procedures for staff members leaving the organization;
  • Assisting with notes verbales administration;
  • Researching a range of information management topics and providing recommendations;
  • Performing other related duties as assigned.

Necessary Qualifications

  • Completed secondary education;
  • A minimum of six years of experience in information management, specifically records management, archival science or library science;
  • Strong knowledge in records management standards and best practices;
  • Experience working on implementation projects relating to records management systems would be an asset;
  • Professional fluency in English; knowledge of other OSCE languages would be an asset;
  • Computer literate with practical experience using Microsoft applications;
  • Experience of working in a multilateral/multicultural environment;
  • Analytical; detail-oriented; client-oriented;
  • Ability to work under time pressure and with tight deadlines;
  • Demonstrated gender awareness and sensitivity, and an ability to integrate a gender perspective into tasks and activities;
  • Ability and willingness to work as a member of team, with people of different cultural, and religious backgrounds, different gender, and diverse political views, while maintaining impartiality and objectivity.

Remuneration Package

Monthly remuneration is EUR 4,245 (12 times a year). OSCE salaries are exempt from taxation in Austria. Social benefits will include possibility of participation in the Cigna medical insurance scheme.

Appointment will be made at step 1 of the applicable OSCE salary scale.

How To Apply: If you wish to apply for this position, please use the OSCE’s online application link found underhttp://www.osce.org/employment.

The OSCE retains the discretion to re-advertise the vacancy, to cancel the recruitment, to offer an appointment at a lower grade or to offer an appointment with a modified job description or for a different duration.

Only shortlisted applicants will be contacted.

Please note that vacancies in the OSCE are open for competition only amongst nationals of participating States, please seehttp://www.osce.org/states.

The OSCE is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages qualified female and male candidates from all religious, ethnic and social backgrounds to apply to become a part of the Organization.

Please note that for this position the OSCE does not reimburse expenses such as travel in connection with interviews, tests, visas and relocation.

Please be aware that the OSCE does not request payment at any stage of the application and review process.

Referent/in Bibliothek

An der Anton Bruckner Privatuniversität für Musik, Schauspiel, Tanz in Linz ist
ab 1.10.2016 folgende Position zu besetzen:

Referent/in Bibliothek

10 Wochenstunden; Funktionslaufbahn LD 15 des Oö. Gehaltsgesetzes 2001,
Bruttojahresgehalt ab EUR 7.833,03
Höherreihung in LD 14 bei entsprechender Qualifikation und Erfahrung möglich

Anforderungsprofil:

  • Maturaniveau
  • Ausbildung im bibliothekarischen Bereich (abgeschlossene wissenschaftliche Bibliothekarsausbildung für den mittleren Dienst bzw. Fachhochschule für Bibliotheks- und Informationswissenschaft erwünscht, evtl. Schwerpunktsetzung Musik)
  • Vertrautheit mit einem Bibliothekssystem (ALEPH oder BIS-C)
  • Kenntnisse moderner Kommunikations- und Informationstechniken
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Grundlegende Musikkenntnisse

Aufgabenbereich:

  • Mitarbeit in der Kundenbetreuung – Informations- und Ausleihdienst
  • Retrokatalogisierung, Bereinigung von Altdatensätzen
  • Öffentlichkeitsarbeit, verantwortlich
    • für die Organisation von Bibliotheksveranstaltungen
    • für inhaltliche Gestaltung des Informationsmaterials an unsere Benutzer
    • für Präsenz der Bibliothek im Bereich Social Media
    • für die Bibliotheksstatistik – Gestaltung der Präsentation
    • für die Kooperationen mit anderen Linzer Bibliotheken

Für inhaltliche Fragen steht Ihnen der Bibliotheksdirektor, Herr Mag. Johannes Lackinger (T +43 732 701000 351; E j.lackinger@bruckneruni.at) und für organisatorische Fragen der Leiter der Abteilung Personal und Recht, Herr Mag. Markus Grimberger (T +43 732 701000 291; Epersonal@bruckneruni.at), gerne zur Verfügung.

Kosten, die im Zusammenhang mit einer Bewerbung an der Anton Bruckner Privatuniversität entstehen, können leider nicht ersetzt werden. Bewerbungsunterlagen verbleiben an der Anton Bruckner Privatuniversität.

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis spätestens 20.6.2016 (Datum des Poststempels) an die Anton Bruckner Privatuniversität, Abteilung Personal und Recht, Hagenstraße 57, A-4040 Linz, oder per E-Mail an personal@bruckneruni.at.

Archivarin/Archivar (Universitätsbibliothek, -archiv und Musikinstrumentensammlung)

An der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz – Universitätsbibliothek, -archiv und Musikinstrumentensammlung (UBam) – gelangt im Universitätsarchiv  im Bereich des Allgemeinen Universitätspersonals ab 1. Juli 2016 befristet auf ein Jahr mit Verlängerungsmöglichkeit auf unbestimmte Zeit die Stelle einer/eines

Archivarin/Archivars

mit einem Beschäftigungsausmaß von 100 % (Verwendungsgruppe IIIa gem. § 54  des Kollektivvertrages für die Arbeitnehmer/innen der Universitäten) zur Besetzung. Das monatliche Mindestentgelt für die Verwendung beträgt derzeit € 1.921,50 brutto
(14x jährlich) und kann sich allenfalls auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen erhöhen. Eine Überzahlung des kollektivvertraglichen Mindestentgelts kann vereinbart werden.

Aufgabenbereiche

  • Magazinierung und Verzeichnung des für den laufenden Geschäftsgang nicht mehr benötigten Archivgutes der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz (Schwerpunkt audiovisuelle Bestände)
  • Betreuung des Archivinformationssystems
  • Betreuung des online Findbuchs des Universitätsarchivs
  • Zusammenarbeit mit den aktenführenden Stellen der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz zur Gewährleistung der fachgerechten Übergabe und  Aufbewahrung auf Dauer von archivwürdigen Unterlagen
  • Beratung von Benutzern/Benutzerinnen
  • Mitarbeit bei der Organisation, Durchführung und Konzeption von Projekten zur digitalen Langzeitarchivierung
  • Mitarbeit am archivinternen Qualitätsmanagement (ISAD-Normen etc.)
  • Inhaltliche Erschließung und Präsentation von Beständen des Universitätsarchivs
  • Mitarbeit an Projekten der Öffentlichkeitsarbeit des Universitätsarchivs
  • Mitarbeit an Veröffentlichungen zur Geschichte der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz

Allgemeine Anstellungserfordernisse

  • Strukturiertes Denkvermögen
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Stressresistenz
  • Teamfähigkeit
  • Bereitschaft zur fachlichen Weiterbildung
  • tadelloses Auftreten

Besondere Anstellungserfordernisse

  • umfassende EDV-Kenntnisse (einschließlich Bild- und Datenverarbeitung)
  • Erfahrung im Projektmanagement
  • musikalische und  tontechnische Fachkenntnisse
  • Grundkenntnisse im Bereich wissenschaftlichen Arbeitens
  • Kenntnisse im Bereich Musik- und Geschichtswissenschaften
  • Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift

Interessentinnen/Interessenten mit entsprechender Qualifikation werden eingeladen, ihre schriftliche Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis spätestens

  1. Juni 2016

unter der GZ 24/16 per E-Mail in einem PDF-Dokument an bewerbung(at)kug.ac.at zu senden.

Die Universität strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert deshalb Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

Die Bewerber/innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

Im Sinne des sozialen Nachhaltigkeitskonzepts der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz, das besondere Bedürfnisse in all ihren Aspekten interpretiert, werden Menschen mit solchen Bedürfnissen bei gleicher Qualifikation bevorzugt angestellt.

Siehe: https://www.csc-kug.at/jobinfo/kug/administrative-stellen.html

Bibliotheksfachkraft (Universitätsbibliothek, -archiv und Musikinstrumentensammlung)

An der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz – Universitätsbibliothek, -archiv und Musikinstrumentensammlung (UBam) – gelangt in der Universitätsbibliothek im Bereich des Allgemeinen Universitätspersonals zum ehestmöglichen Zeitpunkt befristet auf ein Jahr mit Verlängerungsmöglichkeit auf unbestimmte Zeit die Stelle einer

Bibliotheksfachkraft

mit einem Beschäftigungsausmaß von 100% (Verwendungsgruppe KV IIIa gem. § 54 des Kollektivvertrages für die Arbeitnehmer/innen der Universitäten) zur Besetzung. Das monatliche Mindestentgelt für die Verwendung beträgt derzeit € 1.921,50 brutto (14x jährlich) und kann sich allenfalls auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen erhöhen. Eine Überzahlung des kollektivvertraglichen Mindestentgelts kann vereinbart werden.

Aufgabenbereiche

  • Betreuung der Bestände der Sondersammlungen und des musikwissenschaftlichen Referats der Universitätsbibliothek
  • Musikwissenschaftliche und bibliothekarische Erschließung und Bereitstellung der Bestände der Sondersammlungen
  • Publikumsdienst

Allgemeine Anstellungserfordernisse

  • Reifeprüfung einer allgemein bildenden höheren Schule
  • Einschlägige Bibliothekarsausbildung oder entsprechende Berufserfahrung erwünscht
  • Von Vorteil ist ein abgeschlossenes Bachelorstudium Musikologie
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Besondere Anstellungserfordernisse

  • Erfahrung im Umgang mit elektronischen Bibliotheksverwaltungssystemen (von Vorteil wäre Erfahrung mit OCLC Bibliothecaplus) sowie gute EDV-Anwenderkenntnisse
  • Von Vorteil ist Erfahrung in der Erschließung von Musikalien nach den geltenden Regelwerken
  • Ausgeprägter Ordnungssinn bzw. strukturiertes Denkvermögen
  • Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • Flexibilität, Engagement und Initiative

Interessentinnen/Interessenten mit entsprechender Qualifikation werden eingeladen, ihre schriftliche Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis spätestens

  1. Juni 2016

unter der GZ 21/16 per E-Mail in einem PDF-Dokument an bewerbung(at)kug.ac.at zu senden.

Die Universität strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert deshalb Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

Die Bewerber/innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

Im Sinne des sozialen Nachhaltigkeitskonzepts der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz, das besondere Bedürfnisse in all ihren Aspekten interpretiert, werden Menschen mit solchen Bedürfnissen bei gleicher Qualifikation bevorzugt angestellt.

Ausschreibung unter: https://www.csc-kug.at/jobinfo/kug/administrative-stellen.html

 

Internship IAEA

Internship – Archives and Records Management Section. International Atomic Energy Agency, Vienna. Open until 9 June 2016

 Internship – Archives and Records Management Section (MTGS)  (TAL-MTGS20160518-001)

Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting: 2016-05-26, 9:20:27 AM

Closing Date: 2016-06-09, 11:59:00 PM  

Duration

The internship will be for a duration of six months.

Internships

The IAEA accepts a limited number of interns each year. The internships are awarded to persons studying towards a university degree or who have recently received a degree (see the Internship web pages for further details).
The purpose of the programme is:
  • to provide interns with the opportunity to gain practical work experience in line with their studies or interests, and expose them to the work of the IAEA and the United Nations as a whole;
  • to benefit the IAEA’s programmes through the assistance of qualified students specialized in various professional fields.
The duration of an internship is normally not less than three months and not more than one year.

 Organizational Setting

The Department of Management (MT) provides a ‘platform of services’ that serves as a foundation for the successful delivery of the IAEA’s scientific and technical programmes. Its mission statement is as follows: “MT is a partner and a business enabler that champions change and efficiency, leveraging a common purpose”. Thus, among other support activities, it assists a scientific manager in recruiting the right expert, helps a technical officer coordinate the purchase of radiation equipment and ensures that all Board documents are translated and distributed on a timely basis to Member States.
The Division of General Services provides service functions throughout the IAEA such as travel and transport support, facilities management, archives and records management, and management of the VIC Commissary. It has five sections.
The Archives and Records Management Section establishes a framework for the creation and management of authentic, reliable and usable records, capable of supporting IAEA business functions and activities for as long as they are required. The Section is divided into three Units: Mail, Records and the Archives Unit.

Main Purpose

The internship is designed to provide experience in Archives and Records Management Section.

Functions / Key Results Expected

• Archival processing constituting appraisal of semi-current records
• Assisting in developing promotional activities such as guided tours, exhibitions, and development of an online portal
• Creation of finding aids and drafting series level descriptions based on the ISAD (G)
• Developing strategies in long-term preservation of digital records
• Revision of the institution-wide functional file plan
• Revision of the institution-wide retention schedule

Knowledge, Skills and Abilities

Required Skills and Expertise
  •  MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
 Qualifications and Experience
  • Undergraduate degree or graduate level studies in the relevant fields in archives and records management

Applicant Eligibility

  • Candidates must be a minimum of 20 years of age and have completed at least three years of full-time studies at a university or equivalent institution towards the completion of a first degree.
  • Candidates must not previously have participated in the IAEA’s internship programme.
  • Candidates may apply up to one year after the completion of a bachelor’s, master’s or doctorate degree.
  • Fluency in written and spoken English; fluency in any other IAEA official languages (Arabic, Chinese, French, Russian, Spanish) an asset.
  • Candidates must attach two signed letters of recommendation to their application.