Archives Assistant

Archives Assistant(G5)  (2016/0447 (001531))

Organization : MTGS-Archives Unit

Primary Location: : Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting: 2016-09-15, 3:34:27 PM

Closing Date: 2016-09-29, 11:59:00 PM
Duration in Months: 6
Contract Type: Monthly Short Term – MST

This vacancy notice has been re-opened. Applicants who have already submitted their application do not need to re-submit their application. All existing applications are still under consideration.

Type and Duration of Appointment

Monthly Short Term, 6 months

Staff members eligible for a Development Reassignment (DR) may be assigned through the mobility programme.

Organizational Setting

The Department of Management (MT) provides a ‘platform of services’ that serves as a foundation for the successful delivery of the IAEA’s scientific and technical programmes. Its mission statement is as follows: “MT is a partner and a business enabler that champions change and efficiency, leveraging a common purpose”. Thus, among other support activities, it assists a scientific manager in recruiting the right expert, helps a technical officer coordinate the purchase of radiation equipment and ensures that all Board documents are translated and distributed on a timely basis to Member States.

The Division of General Services provides service functions throughout the IAEA such as travel and transport support, facilities management, archives and records management, and management of the VIC Commissary. It has five sections.

The Archives and Records Management Section establishes a framework for the creation and management of authentic, reliable and usable records, capable of supporting IAEA business functions and activities for as long as they are required. The Section is divided into three Units: Mail, Records and the Archives Unit.

Main Purpose

Under the supervision of the supervisor of the Archives Unit, the Archives Assistant contributes to the operation of the records centre and the long term preservation of historical records under custody of the IAEA Archives. He/she manages daily operations of components of the archives management programme and carries out activities in connection with records transfers, disposition and appraisal, retrieval and long term preservation of historical records in all media, retention and storage management.

Functions / Key Results Expected

  • Carry out archives business activities (transfer, storage of physical media and location management, arrangement and archival description, appraisal, information retrieval services, long term preservation) as assigned in the work plan.
  • Coordinate daily operations of the Archives Unit ensuring that services (retrieval, transfers) are performed efficiently, in a timely and customer-oriented manner compliant to established operating procedures.
  • Provide reference and research services to Agency staff and external researchers monitoring access control rules and regulations.
  • Coordinate specific projects performed in a small team of 2-3 staff members by monitoring and regularly reporting work progress and quality of results.Provide logistical support to all formal training activities, and provides guidance to Records Office Coordinators to ensure compliance with established standard procedures.
  • Support declassification reviews by screening records for security-classified materials as part of declassification procedures.

Competencies and Expertise

Core Competencies

  • Planning and Organizing: Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section’s priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.
  • Communication: Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.
  • Achieving Results: Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division’s programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.
  • Teamwork: Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.

Functional Competencies

  • Knowledge sharing and learning: Actively seeks opportunities to learn by formal and informal means; learns from others, adopting and sharing best practice.
  • Judgement/decision making: Consults with supervisor/manager and makes decisions in full compliance with the Agency’s regulations and rules.

Required Expertise

  • Administrative Support: Administrative Support|Discretion and Respect for Confidentiality: Ability to act with diplomacy and discretion with regard to information security and protection of confidential information.
  • Administrative Support: Administrative Support|MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint): Proficiency in MS Office 2010, practical experience in working with databases and the Agency’s archives management software applications (Livelink).
  • General Services: General Services|Archives Management: Good knowledge of archives management business functions and relevant international standards.
  • General Services: General Services|Data Management: High level of accuracy in data entry and ability to extract key elements from written information.

Qualifications, Experience and Language skills

  • Completed secondary education.
  • A minimum of five years of clerical experience, two years of which are related to archives management activities.
  • Thorough knowledge of IAEA organizational structure, programmes and activities is desirable.
  • Good health and physical condition in order to lift boxes of records weighing 15 kg and to work in a dusty environment.
  • English Language Test (Level 2) and English Typing Test (Level 2) to IAEA standard.
  • Excellent command of written and spoken English. Knowledge of any other official Agency language (Arabic, Chinese, French, Russian, Spanish) an asset.


The IAEA offers an attractive remuneration package including a tax-free monthly net base salary starting at EUR 3 605 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance), 6 weeks‘ annual vacation, pension plan and health insurance

Appointment is subject to a satisfactory medical report. Recruitment will be on a LOCAL BASIS only. Outside applicants are required to supply to the IAEA or to authorize it to seek all information relevant to their suitability for employment by the IAEA. Testing may be part of the recruitment process.
Applicants should be aware that IAEA staff members are international civil servants and may not accept instructions from any other authority. The IAEA is committed to applying the highest ethical standards in carrying out its mandate. As part of the United Nations common system, the IAEA subscribes to the following core ethical standards (or values): Integrity, Professionalism and Respect for diversity. Staff members may be assigned to any location. The IAEA retains the discretion not to make any appointment to this vacancy, to make an appointment at a lower grade or with a different contract type, or to make an appointment with a modified job description or for shorter duration than indicated above.


Stellenausschreibung Bibliothekar_in

Museum der Moderne -Rupertinum Betriebsgesellschaft mbH

In Zusammenhang mit dem neu gegründeten Generali Foundation Studienzentrum sucht das Museum der Moderne Salzburg für die systematische Betreuung seiner umfangreichen Bestände in der Bibliothek und im Archiv eine sehr gut ausgebildete und erfahrene Fachkraft. Gesucht wird eine Persönlichkeit, die auch das Interesse und die Fähigkeit hat, die Besucher_innen des Studienzentrums zu betreuen.

Der Gesamtbestand, der den des Museums und der Generali Foundation vereint, umfasst rund 42 000 Publikationen. Diese reichen von der Klassischen Moderne bis zur Gegenwartskunst, darunter Monografien, Ausstellungskataloge, Fachpublikationen und internationale Kunstzeitschriften. Im Generali Foundation Studienzentrum kann auch die umfangreiche Sammlung von Kunstvideos eingesehen werden. Die vom renommierten Architekturbüro Kuehn Malvezzi neu gestalteten Räumlichkeiten am Standort Rupertinum in der Salzburger Altstadt umfassen auf rund 230 qm ein klimatisiertes Depot, einen Büro- und Empfangsraum, eine Studiengalerie und einen Lesesaal mit angeschlossener Franz West- Lounge.


  • Abgeschlossenes Studium der Bibliotheks- und Informationswissenschaft
  • Abgeschlossenes Studium in Kunstgeschichte oder Kulturwissenschaft oder ein vergleichbares Studium das mit den Inhalten der Bestände zur modernen und zeitgenössischen Kunst korrespondiert
  • Einschlägige berufliche Praxis in einer vergleichbaren Einrichtung von mindestens drei Jahren

Kenntnisse und Fähigkeiten

  • Entwicklung und laufende Betreuung von elektronischen Datenbanken für Bibliotheks- und Archivsysteme
  • Penible Einhaltung von Systematiken und Ordnungssystemen
  • Abrufbares Netzwerk der wichtigsten Fachbibliotheken und Verbände
  • Kenntnisse der modernen und zeitgenössischen Kunst
  • Hands-On Mentalität
  • Freude im Umgang mit unterschiedlichen Menschen, von mit Kunst wenig vertrauten bis fachlich hoch qualifizierten Besucher_innen
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse in Microsoft Office, Bibliotheks- und Kunstdatenbankprogrammen (Bibliothekca, TMS)
  • Kommunikationssicheres Englisch in Wort und Schrift; weitere Fremdsprache von Vorteil

Mönchsberg 32

5020 Salzburg


T +43 662 842220-101

F +43 662 842220-700


1. Neukonzeption und Aktualisierung der Verwaltungssysteme

  • Revision des Datenverwaltungssystems
  • Zusammenführung der bisherigen Systeme von MdMS und Generali Foundation
  • Aktualisierung der bestehenden Daten

2. Administrative und wissenschaftliche Betreuung der Bestände

  • Laufende Inventarisierung von Neuzugängen
  • Erwerb von Beständen
  • Information über Neuerscheinungen
  • Schriftentausch

3. Generali Foundation Studienzentrum

  • Betreuung der Besucher_innen
  • Ideen für Veranstaltungen zur Belebung des Zentrums


  • Diese Stelle ist direkt der Direktorin unterstellt.
  • Sie arbeitet eng mit dem/der Kurator_in Generali Foundation Studienzentrum sowie mit dem anderen wissenschaftlichen Personal des Museums zusammen.

Wir bieten

  • Ein Jahresbruttogehalt von mindestens EUR 35.000,–
  • Eine zunächst befristete Vollzeitstelle (40 Wochenstunden)

Schriftliche Bewerbungen bis Ende September 2016

mit aussagekräftigen Unterlagen und Referenzen sind zu richten

AchivarIn des Wiener Wiesenthal Institut für Holocaust-Studien

Das Wiener Wiesenthal Institut für Holocaust-Studien (VWI) sucht ab 1. Jänner 2017 eine/n AchivarIn für seine umfangreichen historischen Aktenbestände.

Das von der Stadt Wien und der Republik Österreich geförderte Wiener Wiesenthal Institut für Holocaust-Studien (VWI), an dessen Konzeption Simon Wiesenthal noch persönlich beteiligt war, widmet sich der Erforschung, Dokumentation und Vermittlung von allen Fragen des Antisemitismus, Rassismus und Holocaust.

In seinen letzten Lebensjahren war es ein besonderes Anliegen Simon Wiesenthals, sein in den vielen Jahren seiner Tätigkeit entstandenes persönliches Archiv der Forschung zugänglich zu machen. Die von ihm gesammelten Dokumente sollten zur Grundlage von Arbeiten mit neuen Fragestellungen werden; der Geist seiner Arbeit sollte in einer Zeit gewahrt bleiben, in der sowohl die TäterInnen als auch die Opfer des Nationalsozialismus gestorben sein werden. Dieser Nachlass sowie die holocaustrelevanten Teile des Archivs der Israelitischen Kultusgemeinde, die dem Institut leihweise zur Verfügung gestellt werden, bilden die Kernstücke des künftigen Archivs des VWI an seinem neuen Standort am Rabensteig.

Aufbauend auf diesen Beständen werden Projekte und Forschungsvorhaben durchgeführt sowie Publikationen und Veranstaltungen initiiert. Die Dokumente sollen der Forschung, aber auch einer breiteren, interessierten Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Das neue Archiv des VWI soll nicht zu einer isolierten Aufbewahrungsanstalt historisch einzigartigen Materials für die historische Forschung geraten, sondern – gemeinsam mit den anderen Tätigkeitsfeldern sowie den wissenschaftlichen und vermittelnden Veranstaltungsformaten des VWI – zu einem Ort werden, an dem die Archivalien mit kreativen und innovativen Methoden auch einer breiteren Öffentlichkeit präsentiert werden und ihr Stellenwert für Gegenwart und Erinnerung verständlich gemacht wird.


Als ArchivarIn setzen Sie die Digitalisierung beider Archivbestände des VWI – der holocaustrelevanten Teile des Archivs der IKG und des Archivs von Simon Wiesenthal – fort. Sie erschließen und dokumentieren die Bestände mittels einer Datenbank (u.a. scopearchiv). Gleichzeitig tragen Sie aber auch die Verantwortung für die Planung und Umsetzung von Erschließungsvorhaben, die mit der wissenschaftlichen Arbeit des Instituts verbunden sind. Sie betreuen externe BenutzerInnen, die Fellows, MitarbeiterInnen des VWI sowie JournalistInnen und beantworten deren Anfragen. Eine weitere zentrale Aufgabe ist es, das Archiv, seine Bestände oder einzelne Dokumente mithilfe neuer Technologien und Vermittlungsformen – und Ihrer KollegInnen im Institut – kreativ, innovativ und medienwirksam zu präsentieren und damit das VWI und seine Tätigkeit auch einer breiteren Öffentlichkeit sichtbar zu machen.


Zentral ist Ihr Interesse am Aufbau und Betrieb einer wissenschaftlichen Dokumentationsstelle zur Geschichte des Holocaust – auch was den häufig trockenen, rein routinemäßigen Teil der Arbeit betrifft –, weiters Offenheit gegenüber neuen Dokumentationsformen, Freude an der Weiterentwicklung von komplexen Dokumentationsprogrammen und Datenbanken. Ebenso wichtig ist Kreativität und Einfallsreichtum, oft unbekannte oder als wertlos erachtete Archivalien zu bergen und den Stellenwert eines Archivs für das kulturelle Gedächtnis einer Gesellschaft vermitteln zu können. Gewünscht sind ebenfalls innovative Ansätze in der Erwerbung neuen relevanten Archivgutes für den weiteren Ausbau des Archivs.

Die Einwerbung von Drittmitteln und das Auffinden von Fördermöglichkeiten für besondere Projekte für die Weiterentwicklung des Archivs gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben.

Archivspezifische IT-Kenntnisse, insbesondere Sicherheit im Umgang mit gängiger Archivsoftware werden erwartet, eine archivwissenschaftliche Ausbildung bzw. der Abschluss des Masterstudiums „Geschichtsforschung, Historische Hilfswissenschaften und Archivwissenschaft“ der Universität Wien oder einer vergleichbaren, auch außerösterreichischen Fachhochschulausbildung im Dokumentationsbereich, Kenntnisse des Bibliothekregelwerks RAK-WB bzw. RDA sind von Vorteil.

Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse werden erwartet, Grundkenntnisse des Polnischen werden begrüßt.

Konzeptionelles Denken und Handeln, Organisationstalent, Eigeninitiative, ein hohes Maß an Service- und Kundenorientierung und Teamfähigkeit sind eine Selbstverständlichkeit für Sie.

Vorerst ist eine Anstellung im Ausmaß von 30 Stunden vorgesehen.

Bruttomonatsgehalt: EUR 1.960,-

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung in elektronischer Form und im pdf-Format bis 1. November 2016 an



Projektmitarbeiter (m/w) für das Kompetenznetzwerk nestor


Wir suchen für den Fachbereich Informationsinfrastruktur am Standort Frankfurt am Main zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet für zwei Jahre einen

Projektmitarbeiter (m/w) für das Kompetenznetzwerk nestor sowie in den Bereichen digitale Langzeitarchivierung und Netzpublikationen der Deutschen Nationalbibliothek

Kennziffer: 41/16/IT/1110

nestor ist das deutsche Kompetenznetzwerk zur digitalen Langzeitarchivierung. nestor besteht derzeit aus 20 Partnern und deckt vielfältige Arbeitsfelder ab, u.a. diverse Facharbeitsgruppen, Fortbildungsangebote und Veranstaltungen, Standardisierung, Veröffentlichungen sowie konkrete Dienste wie die Zertifizierung von digitalen Langzeitarchiven. nestor ist national wie international ein gefragter Partner und in verschiedenen Kooperationen vernetzt.

Ihre Aufgaben

  • Mitarbeit in der Leitung der Geschäftstelle des Kompetenznetzwerks nestor, inbesondere:

    • Koordinieren der Aktivitäten des Netzwerks und der Partner sowie seiner Leitungs- und Arbeitsstrukturen (Sprecherinnen und Sprecher, Direktorium, Koordinationsgruppe)
    • Beanworten von Anfragen aller Art, Vernetzung von Expertinnen und Experten, Initiieren von Themen und Aktivitäten
    • Präsentieren der Netzwerksarbeit in anderen nationalen und internationalen Projekten
    • Öffentlichkeitsarbeit für das Netzwerk einschließlich Veröffentlichungen/Website
  • Mitarbeit in der digitalen Langzeitarchivierung der Deutschen Nationalbibliothek
  • Mitarbeit im Bereich Netzpublikationen (Schwerpunkt Open Access und Lizenzinformationen)

Ihr Profil

  • abgeschlossenes Studium (Bachelor) der Bibliotheks- und/oder Informationswissenschaft oder vergleichbare Fähigkeiten und Erfahrungen
  • tiefgehende Kenntnisse im Bereich der Langzeitarchivierung
  • Kenntnisse aus dem Bereich Open Access
  • Kenntnisse von verschiedenen gängigen Lizenzmodelle wie Creative Commons
  • Kenntnisse in Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
  • sehr gute Englischkenntnisse

Wir bieten

Die Beschäftigung basiert auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der Ausbildungsvoraussetzungen in die Entgeltgruppe 11 TVöD.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt; von ihnen wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Die Deutsche Nationalbibliothek gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf wird durch flexible Arbeitszeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten unterstützt. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Ihre Bewerbung

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen können Sie per E-Mail (möglichst in einem PDF-Dokument) oder auf dem Postweg unter Angabe o.g. Kennziffer bis zum 7. Oktober 2016 an das Personalreferat in Frankfurt am Main richten. Bei einer Bewerbung in Papierform fügen Sie bitte nur Kopien bei, da wir die Unterlagen nicht zurücksenden können.

Deutsche Nationalbibliothek – Personalreferat – Adickesallee 1, 60322 Frankfurt am Main

Ihre Ansprechpersonen

bei fachlichen Fragen: Herr Dr. Leinen, Telefon: +49 69 1525-1700, E-Mail:
bei Fragen zur Beschäftigung: Frau Knobloch, Tel.: +49 69 1525-2201, E-Mail:

Mitarbeiter/in der Geschäftsstelle

Die Kooperation E-Medien Österreich (KEMÖ) ist ein Zusammenschluss von Bibliotheken und Informationseinrichtungen mit dem Ziel, elektronische Ressourcen gemeinsam zu lizenzieren undzu administrieren. Ihr operatives Geschäft wird von der Geschäftsstelle geführt, die als Abteilung innerhalb der Österreichischen Bibliothekenverbund und Service GmbH (OBVSG) eingerichtet ist.

Wir suchen zum 01. November 2016 oder früher eine/n vollbeschäftigte/n (40 Wochenstunden) und engagierte/n Mitarbeiter/in der Geschäftsstelle der Kooperation E-Medien Österreich für die Dauer einer Karenzierung bis 30. September 2017, längstens jedoch bis zur Rückkehr des/r Stelleninhabers/in Ihre Aufgaben Unterstützung der Leitung der Geschäftsstelle in administrativen Belangen.

Mitarbeit insbesondere in folgenden Aufgabenbereichen:

  • Zentrale Administration von Online Ressourcen
  • Inhaltliche Betreuung der Webpage der KEMÖ
  • Vertragsadministration, -kommunikation, und -dokumentation
  • Rechnungskontrolle und -eingabe
  • Zahlungsabwicklung
  • Administrative Begleitung von Vergabeverfahren
  • Organisation des Informationsflusses zwischen den Konsortialpartnern und Öffentlichkeitsarbeit
  • Dokumentation der Geschäftstätigkeit
  • Veranstaltungsorganisation
  • Telefon- und E-Mail-Support der Mitgliedseinrichtungen bei Konsortien betreffenden Anfragen

Unsere Anforderungen

  • Ausbildung im Bereich Bibliotheks-/Informationsmanagement (z.B. Abschluss des Grundlehrganges des Universitätslehrgang Library and Information Studies oder eines gleichwertigen Ausbildungslehrganges)
  • Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit, Organisationstalent, Genauigkeit, Lösungs- und Zielorientierung
  • Bereitschaft zu dienstlicher Reisetätigkeit im Inland
  • Sehr gute Kenntnisse von Standard-Office-Programmen, insbesondere Tabellenkalkulation
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse
  • Gute Anwenderkenntnisse von gängigen Internet-Werkzeugen

Von Vorteil

  • Berufserfahrung in den Bereichen bibliothekarische Erwerbung
  • Vertrautheit mit E-Zeitschriften, E-Büchern und Fachdatenbanken sowie mit Anbietern dieser Ressourcen

Wir bieten die Möglichkeit zur flexiblen Arbeitszeiteinteilung und ein angenehmes Arbeitsklima.

Die Position unterliegt keinem Kollektivvertrag. Die Anstellung erfolgt zu einem monatlichen Bruttogehalt von EUR 2.300,-.

Weitere Informationen über die KEMÖ finden Sie unter:

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte per E-Mail mit dem Betreff „Mitarbeit Geschäftsstelle KEMÖ“ bis spätestens 16.September 2016 an:

Die Österreichische Bibliothekenverbund und Service GmbH
Raimundgasse 1/3
A-1020 Wien
Tel.: +43 1 4035158-0

Lektor/-innen für die Lektoratskooperation

Die ekz.bibliotheksservice GmbH ist als führender Bibliothekseinrichter und Komplettanbieter im deutschsprachigen Raum Mitgestalter und Innovationskraft der Branche. Ausstattung, Medien, Fortbildung und Beratung – die ekz bietet alles aus einer Hand. Gemeinsam mit den Kunden entwickelt das Unternehmen begeisternde, praxisorientierte Produkte und Dienstleistungen, damit Bibliotheken für die Aufgaben und Herausforderungen von heute und morgen perfekt vorbereitet sind.

Der Besprechungsdienst für öffentliche Bibliotheken lebt wesentlich von Ihrem Sachwissen und Ihrem Engagement. Machen Sie mit – wir freuen uns auf Sie!

Wegen Austritts der bisherigen Institutslektoren beziehungsweise zur Verstärkung suchen wir Sie zur (Mit-) Betreuung – Kurzbegutachtungen, Marktsichtung nach Absprache – der Teilgebiete

• Pädagogik: Allgemeine Methodik und Didaktik des Unterrichts; Fachdidaktik; Schulorganisation, Sonderpädagogik

• Technik: Allgemeines; Grundwissen; Metallbearbeitung, Verkehrstechnik, Waffen/Militärtechnik, Nahrungs- und Genussmittelindustrie

• Mathematik: nach Absprache mit dem zuständigen ekz-Lektor

Wenn Sie in Ihrer Bibliothek als Diplom-Bibliothekar/-in oder Bachelor beziehungsweise Master eine der genannten Sachgruppen bearbeiten und in Absprache mit der Bibliotheksleitung während Ihrer Arbeitszeit wie beschrieben tätig werden können (im Gegensatz zu Rezensenten/-innen, die in ihrer Freizeit als freie Mitarbeiter gegen Honorar ausführlichere Begutachtungen erstellen), freuen wir uns auf Ihre formlose Bewerbung.

Fragen und formlose Bewerbungen bitte an:

Marita Blessing
Telefon +49 7121 144-131