Archivdirektor/in

Zur Archivierung des Archivgutes im Land Kärnten, dessen Erhaltung und Bewahrung im öffentlichen Interesse des Landes Kärnten gelegen ist, wurde 1997 das Kärntner Landesarchiv als selbstständige Anstalt öffentlichen Rechts auf Grundlage des Kärntner Landesarchivgesetzes – K-LAG, LGBl. Nr. 40/1997 eingerichtet.

S T E L L E N AU S S C H R E I B U N G

Im Kärntner Landesarchiv (KLA) gelangt die Funktion einer/eines Direktor/in zur Besetzung.

Aufgaben:

Die Aufgaben des Direktors/der Direktorin des Kärntner Landesarchivs ergeben sich in erster Linie aus dem Kärntner Landesarchivgesetz (K-LAG, LGBl. Nr. 40/1997, idgF.). Der Direktor/Die Direktorin hat die Anstalt zu leiten und nach außen zu vertreten. Der Direktor/Die Direktorin trägt die Gesamtverantwortung sowohl für die fachlich-wissenschaftliche als auch die wirtschaftliche Leitung der Anstalt. Der Direktor/Die Direktorin hat für die ordnungsgemäße Besorgung der der Anstalt zugewiesenen Aufgaben, insbesondere auch durch die Ausübung der Dienstaufsicht über die Bediensteten, die in der Anstalt ihren Dienst verrichten, zu sorgen. Die Dienstaufsicht umfasst neben der Überwachung der Einhaltung der allgemeinen Dienstpflichten auch die Überwachung der fachlichen Aufgabenbesorgung durch die Bediensteten.

Bewerber/innen um diese Stelle haben nachzuweisen:

  •   Abgeschlossenes Studium der Geschichte
  •   Fundierte Kenntnisse
    • –  der österreichischen Geschichte, insbesondere der Verfassungs- und Verwaltungsgeschichte, sowie deren Quellenkunde,
    • –  der Archivwissenschaft und der historischen Hilfswissenschaften einschließlich der Archiv- und Aktenkunde sowie der Editionstechnik,
    • –  der lateinischen Paläographie und der neuzeitlichen Schriftenkunde,
    • –  der Diplomatik sowie
    • –  der deutschen Sprache und Grundkenntnisse der slowenischen und der italienischen Sprache.
  •   Wissenschaftliche Tätigkeiten im Bereich Landeskunde und Landesgeschichte: Publikationen einschließlich Herausgeberschaften; Vortragstätigkeiten bei Symposien, wissenschaftlichen Tagungen und dergleichen; Gutachtertätigkeiten
  •   Mehrjährige Berufserfahrung mit Führungsaufgaben in einer Institution vergleichbarer Größe und Ausrichtung
  •   Kenntnisse der Wirtschaftsführung: Betriebswirtschaftliche Kenntnisse sowie Kenntnisse der Budgetierung (Voranschlag, Rechnungsabschluss, Budgetgliederung u. -struktur, Wirkungsorientierung, rechtliche Grundlagen)
  •   Kenntnisse und Erfahrung in der Personalführung und -entwicklung
  •   Erfahrung in der Organisation und Gestaltung von Ausstellungen/Veranstaltungen
  •   Erfahrung in der Archivdidaktik zur Vermittlung landeskundlicher und landesgeschichtlicher Kenntnisse
  •   Praxis in der Verlagsarbeit
  •   Erfahrung mit Drittmittelfinanzierung
  •   Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohe soziale Kompetenz
  •   Führerschein der Klasse B

    Erwünscht sind:

    •   Erfahrung in der Öffentlichkeitsarbeit
    •   Erfahrung in der Kommunikation und Kooperation insbesondere mit wissenschaftlichen Institutionen, archivarischen Fachverbänden, Medien und Einrichtungen der Erwachsenenbildung (sowohl regional als auch national und international, insbesondere im Alpen-Adria-Raum)
    •   Kenntnisse und praktische Erfahrung im Umgang mit elektronischen Dokumenten, Datenbanksystemen und im Bereich der Digitalisierung
    •  Kenntnisse der Kärntner Landesverwaltung

Entlohnung: mindestens analog Schema Landesdienst Grundgehalt in der Dienstklasse VIII; Gehaltsstufe 1 zuzüglich der üblichen Zulagen und Überstundenpauschale Dienstverhältnis: Der Direktor/die Direktorin wird von der Kärntner Landesregierung für eine Funktionsdauer von vorerst fünf Jahren bestellt. Die Aufnahme erfolgt in ein privatrechtliches Arbeitsverhältnis zur Anstalt Kärntner Landesarchiv.

Dienstort: Klagenfurt am Wörthersee

Bitte übermitteln Sie Ihre vollständige Bewerbung samt Lebenslauf, Motivationsschreiben und Kurzkonzept samt Nachweisen und Urkunden (in Kopie) an folgende Adresse:

Amt der Kärntner Landesregierung
Büro des Kulturreferenten Landeshauptmann Dr. Peter Kaiser Arnulfplatz 1, 9020 Klagenfurt am Wörthersee

Für Auskünfte steht Ihnen die Abteilung 14 – Kunst und Kultur unter der Telefonnummer 050 536 34002 gerne zur Verfügung.

Die Bewerbungsfrist endet am 10. 10.2019 (Datum des Poststempels). Die Bewerbung von Frauen ist ausdrücklich erwünscht.

BewerberInnen, welche die in der Ausschreibung als verpflichtend angeführten Voraussetzungen bis zum Ende der Bewerbungsfrist nicht erfüllen oder die erforderlichen Unterlagen/Nachweise nicht beibringen, werden in das Auswahlverfahren nicht einbezogen.

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bewertung der Bewerbungsunterlagen einen Bestandteil der Beurteilung und damit der Reihung im Auswahlverfahren bildet. Ebenso wird das Abschneiden in einem Hearing vor einer Expertenkommission bewertet.

Es wird ausdrücklich darauf aufmerksam gemacht, dass ein Ersatz allfälliger Reisekosten oder Aufwendungen im Hinblick auf die Teilnahme am Auswahlverfahren nicht möglich ist.

Klagenfurt am Wörthersee, am 4.9.2019

https://landesarchiv.ktn.gv.at

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Archives Assistant

Archives Assistant(G5)  (2019/0435 (001669))

Organization : MTGS-Archives Unit

Primary Location : Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting : 2019-08-13, 5:16:03 PM

Closing Date: 2019-09-11, 11:59:00 PM

Duration in Months: 36
Contract Type: Fixed Term – Regular
Probation Period: 1 Year
  

Organizational Setting

The Department of Management’s Division of General Services (MTGS) provides support functions to the IAEA through its five Sections, namely the Archives and Records Section (ARMS), the Commissary Management Section (CMS), the Facilities Management Section (FMS), the Transport and General Support Section (TGSS), and the Seibersdorf Laboratories Services Section (SLSS).

The Archives and Records Management Section establishes a framework for the creation and management of authentic, reliable and usable records, capable of supporting IAEA business functions and activities for as long as they are required. The Section is divided into three Units: Mail, Records and the Archives Unit.

Main Purpose

Under the supervision of the Archives Unit Head, the Archives Assistant supports the operation of the records centre and the preservation of historical records in the custody of the IAEA Archives by carrying out activities that include disposition and appraisal, arrangement and description, reference support, retrieval, and long-term preservation of historical records in all media.

Functions / Key Results Expected

  • Perform Archives business processes including records transfers, storage and location management, arrangement and archival description, appraisal, information retrieval, physical and digital preservation, as assigned in the work plan.
  • Provide reference and research services to Agency staff and external researchers, monitoring access control rules and regulations, including screening historical records for security-classified materials.
  • Contribute with input to ARMS projects and other programmatic activities, such as the development or revision of procedures and guidelines, and participate in cross-Sectional and cross-Divisional working groups.
  • Deliver training and participate in promotional activities organized by ARMS.
  • Perform file retrievals and file moves, as required. This may include lifting boxes of records weighing up to 15 kg.

Competencies and Expertise

Core Competencies

Name Definition
Planning and Organizing Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section’s priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.
Communication Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.
Achieving Results Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division’s programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.
Teamwork Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.

Functional Competencies

Name Definition
Analytical thinking Gathers and analyses information, identifying critical relationships and patterns among data and proposes workable solutions.
Client orientation Establishes effective relationships with clients to understand and meet or exceed their needs. Finds ways to ensure client satisfaction.
Resilience Able to remain calm in emotionally charged situations. Accepts constructive feedback in a positive manner and is able to cope with setbacks.

Required Expertise

Function Name Expertise Description
General Services Archives Management Good knowledge of archives management business functions and relevant international standards.
General Services Data Management High level of accuracy in data entry and ability to extract key elements from written information.
Administrative Support Discretion and Respect for Confidentiality Ability to act with diplomacy and discretion with regard to information security and protection of confidential information.
Administrative Support MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Proficiency in MS Office 2010, practical experience in working with databases and the Agency’s archives management software applications (Livelink).


Qualifications, Experience and Language skills

  • Completed Secondary Education.
  • At least five years of clerical experience, minimum two years of which are related to archives and records management operations.
  • Thorough knowledge of Agency organizational structure, programmes and activities is desirable.
  • Good oral and written command of English. Knowledge of other official IAEA languages (Arabic, Chinese, French, Russian and Spanish) is an asset.
  • English Language Test (Level 2) to IAEA standard.


Remuneration

The IAEA offers an attractive remuneration package including a tax-free annual net base salary starting at EUR 46536 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance), 6 weeks‘ annual vacation, pension plan and health insurance

Appointment is subject to a satisfactory medical report. Recruitment will be on a LOCAL BASIS only. Outside applicants are required to supply to the IAEA or to authorize it to seek all information relevant to their suitability for employment by the IAEA. Testing may be part of the recruitment process.

https://iaea.taleo.net/careersection/ex/jobdetail.ftl?job=2019/0435%20(001669)&tz=GMT%2B02%3A00&tzname=Europe%2FVienna

Teilzeitkraft für das historische Aktenarchiv

Das MAK-Museum für angewandte Kunst sucht eine Teilzeitkraft (unbefristet für 15 Stunden pro Woche) für das historische Aktenarchiv (ab 1863).

Der Aufgabenbereich umfasst Ordnen und digitale Aufarbeitung der historischen Akten, Korrektur der bereits vorhandenen Datensätze unter Anleitung, sowie Scannen, Ausheben und Rückstellen der Faszikel. Beantwortung von Anfragen und Betreuung von BenutzerInnen.

Das Jahresbruttogehalt basiert auf dem Kollektivvertrag für Angestellte in Handwerk und Gewerbe in der Dienstleistung in Information und Consulting und ist abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung.

Bewerbung mit Lebenslauf an:

Mag. Katharina Pokorny-Nagel MSc

pokorny-nagel@mak.at

Appraisal Archivist

The Archives of the World Bank Group is looking for an Appraisal Archivist to join its team.  The World Bank Group (WBG) is a multilateral international organization that works to eliminate extreme poverty and promote shared prosperity around the world.  Established in 1944 at Bretton Woods, New Hampshire, the WBG now comprises 189 member countries and has offices in over 130 countries including the headquarters in Washington, DC.  The WBG Archives has responsibilities for WBG records throughout the lifecycle, and we’re taking-on a larger role in the appraisal, selection and preservation of born-digital information.

We are a group of dedicated archivists and records managers that love challenges, enjoy using our knowledge of archival theory and practice in creative and new ways, and work collaboratively with staff across the WBG including IT.  In particular, we are looking for an archivist with knowledge and skill in functional analysis for the purpose of appraisal, but also for advisory service to the organization in the area of records management.

This is a two-year position with the possibility for extension and transition to open-ended employment.  Deadline for applications is May 3, 2019.  We’d love to hear from you!

 

Lehrling Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent_in

Technische Universität Wien

Kennzahl 12/01-040/2019

Lehrling Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent_in

Die Technische Universität Wien – kurz: TU Wien – liegt im Herzen Europas, an einem Ort kultureller Vielfalt und gelebter Internationalität. Hier wird seit fast 200 Jahren im Dienste des Fortschritts geforscht, gelehrt und gelernt. Die TU Wien zählt zu den erfolgreichsten Technischen Universitäten in Europa und ist mit über 30.000 Studierenden und rund 5.000 Mitarbeiter_innen Österreichs größte naturwissenschaftlich-technische Forschungs- und Bildungseinrichtung.__

Die TU Wien bildet Lehrlinge in verschiedenen Lehrberufen aus. An der Universitätsbibliothek ist ab September 2019 eine Lehrstelle als Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent_in zu besetzen.

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Pflichtschule und gutes Allgemeinwissen, gerne auch Schulabgänger einer höheren Schule
  • Gute Deutschkenntnisse und gutes Zahlenverständnis
  • Grundlegende EDV- und Internetkenntnisse (MS Office, idealerweise ECDL)
  • Interesse und Freude am Kontakt und an der Betreuung unserer Kunden (Studierende, Mitarbeiter_innen der TU Wien, externe Bibliotheksbenutzer_innen)
  • Freundliches und gepflegtes Auftreten
  • Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
  • Teamgeist und Genauigkeit sowie echtes Berufsinteresse, hohe Lernbereitschaft und Einsatzfreude

Wir bieten:

  • Eine umfassende Lehrausbildung in einem wissenschaftlichen Umfeld
  • Einblicke in die Tätigkeit von Studierenden und Wissenschaftler_innen
  • Zentrale Lage und gute Erreichbarkeit
  • Begleitung und Unterstützung durch unsere geschulten Ausbildner_innen
  • Monatliches Mindestgehalt: EUR 608,40 brutto im ersten Lehrjahr

Die TU Wien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerberinnen, die gleich geeignet sind wie der bestgeeignete Mitbewerber, werden vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.

Wenn Sie sich für diesen Lehrberuf begeistern können, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis 25.04.2019. Bitte laden Sie Ihre letzten beiden Halb-/Jahreszeugnisse hoch.

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an:

Carmen Keck
+43 1 588 01 406201

TECHNIK FÜR MENSCHEN

Die Bewerber und Bewerberinnen haben keinen Anspruch auf Abgeltung angefallener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

Archivar/in des höheren Dienstes

Heidelberg ist Spitze – auch im Bereich Digitalisierung.
Die Digitalisierung erfasst und verändert immer mehr Arbeitsbereiche der Verwaltung und Archivierung. Im Kontext der Archivarbeit eröffnete die Digitalisierung insbesondere erweiterte Möglichkeiten der Vervielfältigung, Sicherung und komfortablen Nutzung meist analoger Aufzeichnungen/Dokumentationsinhalte. Dagegen ist die dauerhafte Erhaltung (revisionssichere Archivierung) zunehmend und ausschließlich originär digital entstandener Informationen (born-digital content) eine aktuelle und zukünftig immer wieder neue Herausforderung! Denn in der Praxis bedeutet dies nicht die einmalige, sondern kontinuierliche Migration auf zukunftssichere, zukünftige Datenformate und Datenplattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten.
Dieser nachhaltige „Technologiewandel“ erweitert das klassische Berufsbild der Archivarin/des Archivars.

Vor diesem Hintergrund sucht die Stadt Heidelberg zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Stadtarchiv eine/n

Archivar/in des höheren Dienstes

für elektronische Schriftgutverwaltung und Digitale Archivierung (Besoldungsgruppe A 13 LBesGBW beziehungsweise Entgeltgruppe 13 TVöD-V).

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:

  •   Analyse, Kontrolle und fortlaufende Optimierung der analogen und digitalen Überlieferungsbildung
  •   Zusammenarbeit mit den zuständigen Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern in den aktenproduzierenden Organisationseinheiten der städtischen sowie außerstädtischen (zum Beispiel DIMAG) IT-Verbundpartnerinnen/Verbundpartner
  •   Entwicklung und Umsetzung von Konzepten (insbesondere bei der Einführung DIMAG- basierter Lösungen) für die Erhaltung analoger und digitaler Unterlagen, für die Auswahl geeigneter Archivformate und die Planung von Migrationen
  •   Entwicklung und Aufbau eines digitalen Benutzungskonzepts im Rahmen eines zeitgemäßen „History Marketing“

    Was erwarten wir von Ihnen?

  •   Abgeschlossenes Hochschulstudium (Master, Staatsexamen oder vergleichbarer Abschluss), vorzugsweise im Fach Geschichte, möglichst mit Promotion
  •   Überdurchschnittliche Fachqualifikation mit mindestens 3-jähriger Berufserfahrung im Archivdienst verbunden mit besonderen IT-Kenntnissen und profunden Erfahrungen in den Bereichen Records sowie History Management, Archiv- und Informationswissenschaften. Zudem ist die Befähigung zum höheren Archivdienst erwünscht.
  •   Kompetenz, Innovationsfreude und Kreativität sich im Zuge stetig verändernder technischer Rahmenbedingungen der neuen Technik zukunftsfähig für die archivischen Kernaufgaben einer sicheren Dauerarchivierung sowie der Archivalienaufbereitung und -präsentation einschließlich ihrer Bereitstellung und Nutzung im Rahmen eines modernen „History Marketings“ zu bedienen
  •   Ausgeprägte persönliche und soziale Kompetenzen in der Menschenführung, Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Durchsetzungsvermögen

    Was können wir Ihnen bieten?

  •   Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Beschäftigung mit der Perspektive auf eine unbefristete Weiterbeschäftigung bei Bewährung
  •   Eine Einstellung im Beschäftigtenverhältnis in Entgeltgruppe 13 TVöD-V oder im Beamtenverhältnis in Besoldungsgruppe A 13 LBesGBW bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen
  •   Die Möglichkeit einer gleitenden Arbeitszeit im Rahmen unserer städtischen Regelung
  •   Vielfältige Angebote zur Förderung der Vereinbarkeit von Beruf, Karriere und Familie
  •   Vielseitige Bausteine der Personalentwicklung (unter anderem ein umfangreiches internes Fortbildungsprogramm) und damit ideale Rahmenbedingungen für Ihre berufliche und persönliche Weiterentwicklung
  •   Kostenlose Sportangebote und Vortragsreihen zu gesundheitsrelevanten Themen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung
  •   Zuschuss zum Abonnement eines Jobtickets für den Verkehrsverbund Rhein-Neckar und vieles mehr.

    Um Unterrepräsentanzen zu vermeiden, hat die Stadt Heidelberg die Charta der Vielfalt unterzeichnet (www.charta-der-vielfalt.de). Über Informationen zu ehrenamtlichen Tätigkeiten freuen wir uns.

    Möchten Sie einen aktiven Beitrag zur nachhaltigen Bewahrung unserer Stadtgeschichte leisten und ins Digitale Zeitalter mit uns durchstarten? Haben wir Ihr Interesse geweckt?
    Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen inklusive einschlägiger Abschluss- und Arbeitszeugnisse bis spätestens 11. Mai 2019 online unter www.heidelberg.de/stellenausschreibungen.

    Bei Fragen zum Aufgabengebiet stehen Ihnen beim Stadtarchiv Herr Dr. Blum (Telefon 06221 58- 19810) sowie bei Fragen zum Auswahlverfahren beim Personal- und Organisationsamt Frau Laudenklos (Telefon 06221 58-11780) gerne zur Verfügung.

Leiter der Abteilung Manuskripte und alte Drucke der MZK in Brno

Moravská zemská knihovna in Brno schreibt ein Auswahlverfahren zur Besetzung der Position

„Leiter der Abteilung Manuskripte und alte Drucke der MZK in Brno“ aus

Charakteristik der Position:

  • Leitung der Abteilung der Manuskripte und alter Drucke bei MZK
  • Festlegung des Konzepts der wissenschaftlichen Arbeit der Abteilung
  • Gestaltung des eigenen wissenschaftlichen Teams
  • Publikationstätigkeit

Anforderungen:

  • Hochschulbildung auf dem Gebiet Buchwissenschaft, historische Hilfswissenschaften, Archivkunde, gegebenenfalls Sprachkunde, Geschichte, Literaturwissenschaft
  • wissenschaftliche Tätigkeit
  • gute schriftliche Ausdrucksweise und Kommunikationsfähigkeiten
  • Verantwortlichkeit, Zuverlässigkeit, Organisationsfähigkeiten
  • Interesse an der gegebenen Problematik, Bildungsfähigkeit
  • zeitliche Flexibilität
  • Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit und Teamarbeit
  • entsprechende sprachliche Kompetenz
  • Orientierung auf dem Gebiet Digital Humanities

Arbeitsplatz:                            601 87 Brno, Kounicova 65a

Vorausgesetzter Antritt:          I. Halbjahr 2019

Arbeitsverhältnis:                    Arbeitsvertrag auf bestimmte Zeit (mit Möglichkeit der anschließenden Verlängerung)

Arbeitsverpflichtung:              ganztäglich, d. h. 40 Stunden wöchentlich

Gehaltseinstufung:                  12. Tarifklasse (gem. Regierungsverordnung Nr. 341/2017 Slg., in Fassung späterer Vorschriften.), Führungszuschlag, motivierende Lohnkomponente (Personalzulage)

Angeforderte Unterlagen für die Aufnahme in das Auswahlverfahren:

  1. Anmeldung (die Form ist nicht vorgeschrieben enthaltend: Name, Familienname, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, dauerhafter Aufenthaltsort, Personalausweisnummer, Kontaktangaben (Telefonverbindung, Emailadresse), Datum und Unterschrift
  2. Motivierungsschreiben
  3. Strukturierter Lebenslauf einschließlich eines Verzeichnisses der Publikationstätigkeit (die letzten 10 Jahre) und Liste der behandelten Beiträge (nichtrückzahlbarer Zuschüsse)
  4. Konzeptentwurf für die Abteilung der Manuskripte und alten Drucke der MZK mit einer Prognose für 5 Jahre
  5. Beglaubigte Kopie des Nachweises über die höchste erreichte Bildung
  6. Einverständnis mit der Bereitstellung der personenbezogenen Angaben gem. Gesetz Nr. 101/2000 Slg., ausschließlich für den Bedarf des Auswahlverfahrens
  7. Auszug aus dem Strafregister, nicht älter als 3 Monate.

Die Unterlagen für das Auswahlverfahren schicken Sie bitte spätestens bis 15. April 2019 an die Anschrift:

Paní Eva Mitášová, Moravská zemská knihovna v Brně  – personální referát

Kounicova 65a, 601 87 Brno

Den Umschlag mit dem Passwort: „VŘ – Vedoucí RST“ versehen 

Zur mündlichen Vorstellung werden nur ausgewählte Kandidatinnen und Kandidaten eingeladen.

Archives Assistant

Primary Location : Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting: : 2019-02-27, 2:50:07 PM

Closing Date: : 2019-03-27, 11:59:00 PM
Duration in Months : 36
Contract Type : Fixed Term – Regular
Probation Period : 1 Year

Organizational Setting

The Department of Management’s Division of General Services (MTGS) provides support functions to the IAEA through its five Sections, namely the Archives and Records Section (ARMS), the Commissary Management Section (CMS), the Facilities Management Section (FMS), the Transport and General Support Section (TGSS), and the Seibersdorf Laboratories Services Section (SLSS).
The Archives and Records Management Section establishes a framework for the creation and management of authentic, reliable and usable records, capable of supporting IAEA business functions and activities for as long as they are required. The Section is divided into three Units: Mail, Records and the Archives Unit.

Main Purpose

Under the supervision of the Supervisor of the Archives Unit, the Archives Assistant supports operations of the records centre and the long term preservation of historical records under custody of the IAEA Archives by carrying out a wide range of office support and assessment activities in connection with records transfers, disposition and appraisal, retrieval and long term preservation of historical records in all media, retention and storage management, assistance to Agency’s information management related matters.
The Archives Assistant contributes to a variety of business processes, working independently as per duties assigned in the work plan, or as member of a project team.

Functions / Key Results Expected

Perform business activities such as records transfers, location management, arrangement and archival description, appraisal, information retrieval services, long term preservation, as assigned in the work plan.
Process records transfers or inventorying through accurate data entry and data quality checks in compliance with established operating standards, including the physical move or disposition of paper records, as well as the application of digital preservation techniques to digital records.
Provide reference and reproduction (copying, scanning) services to internal customers and external researchers monitoring information security and access control rules and regulations.
Support the regular validation/revision process of established standard procedures and guidelines.
Contribute to organizational learning by supporting training activities within and outside the Archives Unit.

Competencies and Expertise

Planning and Organizing
Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section’s priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.
Communication
Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.
Achieving Results
Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division’s programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.
Teamwork
Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.
Gathers and analyses information, identifying critical relationships and patterns among data and proposes workable solutions.
Client orientation
Establishes effective relationships with clients to understand and meet or exceed their needs. Finds ways to ensure client satisfaction.
Resilience
Able to remain calm in emotionally charged situations. Accepts constructive feedback in a positive manner and is able to cope with setbacks.

Qualifications, Experience and Language skills

  • Completed secondary education.
  • Minimum of four years of general clerical experience; knowledge of basic concepts and practical experience related to archives management activities would be an advantage.
  • Excellent oral and written command of English. Knowledge of other official IAEA languages (Arabic, Chinese, English, French, German, Russian and Spanish) is an asset.
  • English Language Test (Level 2) to IAEA standard.
 
Remuneration
 
The IAEA offers an attractive remuneration package including a tax-free annual net base salary starting at EUR 39360 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance), 6 weeks‘ annual vacation, pension plan and health insurance
 
Appointment is subject to a satisfactory medical report. Recruitment will be on a LOCAL BASIS only. Outside applicants are required to supply to the IAEA or to authorize it to seek all information relevant to their suitability for employment by the IAEA. Testing may be part of the recruitment process.

Unit Head (Records Unit)

Unit Head (Records Unit)(P3)  (2018/0321 (001467))

Organization : MTGS-Records Unit

Primary Location : Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting : 2018-12-19, 9:28:33 PM

Closing Date : 2019-01-16, 11:59:00 PM

Duration in Months: 36
Contract Type: Fixed Term – Regular
Probation Period: 1 Year
  
This is a re-opening of the vacancy. Candidates who already applied do not need to re-submit an application.

 

Organizational Setting

The Department of Management (MT) provides a ‘platform of services’ that serves as a foundation for the successful delivery of the IAEA’s scientific and technical programmes. Its mission statement is as follows: “MT is a partner and a business enabler that champions change and efficiency, leveraging a common purpose”. Thus, among other support activities, it assists a scientific manager in recruiting the right expert, helps a technical officer coordinate the purchase of radiation equipment, and ensures that all Board documents are translated and distributed on a timely basis to Member States.

The Department of Management’s Division of General Services (MTGS) provides support functions to the IAEA through its five Sections, namely the Archives and Records Section (ARMS), the Commissary Management Section (CMS), the Facilities Management Section (FMS), the Transport and General Support Section (TGSS), and the Seibersdorf Complex Management Section (SCMS).

The Archives and Records Management Section establishes a framework for the creation and management of authentic, reliable and usable records, capable of supporting IAEA business functions and activities for as long as they are required. The Section is divided into three Units: Mail, Records and the Archives Unit. The Records Unit is responsible for the management of records, capable of supporting IAEA business functions and activities.

Main Purpose

Under the direct supervision of the Section Head ARMS the Unit Head plans, develops, and applies records management policies designed to facilitate effective and efficient handling of official records and other information. S/he coordinates and supervises activities of the Unit, which carries out records management advisory work and other technical, clerical, and registration services. Liaises with other internal and external stakeholders to assure compliance with policies, procedures, and practices of records management program.

Role

The Unit Head is: (1) a manager of the Records Unit, ensuring that programmes and projects are developed and implemented in the most efficient and effective manner in line with ARMS strategy plan and the results-based approach; (2) a supervisor, ensuring the provision of efficient and effective recordkeeping services; (3) an analyst, researching and monitoring records and information management developments in the changing technological landscape and providing advice on digital recordkeeping applications, solutions; (4) a liaison, for all Departments in the IAEA on information governance in repositioning ARMS at IAEA.

Functions / Key Results Expected

  • Plan, organize, manage and evaluate the work of the Records Unit, continuously reviewing effectiveness, focusing on priorities and driving for excellence. Specific tasks include: prepare work plans, ensure a balanced workload distribution, monitor work performance, and guide and supervise the staff of the Unit.
  • Ensure economy and efficiency in the creation, use, maintenance and disposal of records, information, data by coordinating the implementation and update of IAEA’s Records Management Programme.
  • Lead the Records Unit into the transition to an effective, business-oriented advisory and operations service for record keeping.
  • Facilitate staff development in the Records Unit including competencies and skills to support the modern functions of ARMS regarding managing information.
  • Evaluate, update, innovate and improve Agency record keeping policies and procedures (Records Management Programme), translate them into ARMS projects, and participate in policy update indirectly effecting record keeping practices in the Agency.
  • Liaise with internal stakeholders to ensure adherence to Agency policies through information auditing, monitoring and evaluation, and the consistent application of approved records retention policies and procedures in a hybrid environment.
  • Participate in the development/implementation of digital record keeping solutions and applications including benchmarking, standardization and continuous improvement of business processes and procedures.
  • Lead the development, monitor the relevancy of RM curriculum to deliver training on the records management programme to staff throughout the IAEA.
  • Ensure accurate and up-to-date documentation/ filing, handover for Records Unit functions and responsibilities.
  • Keep abreast of best practices in information governance within the UN Common System to seek continuous technology and process improvement in the delivery of services. Share knowledge of new information management trends from different disciplines, approaches, IT solutions to foster innovation in the division and department.

Competencies and Expertise

Core Competencies

Name Definition
Planning and Organizing

Sets clearly defined objectives for himself/herself and the team or Section. Identifies and organizes deployment of resources based on assessed needs, taking into account possible changing circumstances. Monitors team’s performance in meeting the assigned deadlines and milestones.

Communication

Encourages open communication and builds consensus. Uses tact and discretion in dealing with sensitive information, and keeps staff informed of decisions and directives as appropriate.

Achieving Results

Sets realistic targets for himself/herself and for the team; ensures availability of resources and supports staff members in achieving results. Monitors progress and performance; evaluates achievements and integrates lessons learned.

Teamwork

Encourages teamwork, builds effective teams and resolves problems by creating a supportive and collaborative team spirit, remaining mindful of the need to collaborate with people outside the immediate area of responsibility.

Functional Competencies

Name Definition
Analytical thinking

Applies business analytics to establish programme priorities. Makes rational judgements from the available information and analysis.

Client orientation

Examines client plans and develops services and options to support ongoing relationships. Develops solutions that add value to the Agency’s programmes and operations.

Judgement/decision making

Consults with and seeks advice at the appropriate managerial level when making complex decisions. Facilitates dialogue and development of best practice to support judgement/decision making, in full compliance with the Agency’s regulations and rules.

Required Expertise

Function Name Expertise Description
Administrative Support MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Advanced computer skills, including database applications.

Management and Programme Analysis

Project Management

Ability to plan, coordinate, implement and control the records management programme for the creation and management of reliable and usable records.

General Services

Records Keeping and Documents Management

Effectiveness in developing policies, procedures and new programmes based on modern concepts and techniques in records management.

Administrative Support

Records and Documents Administration

In-depth knowledge of modern records management concepts, methodology and techniques.


Qualifications, Experience and Language skills

  • University degree in records, information management, archival studies or a related field. Post-graduate training or certification in records management is desirable.
  • A minimum of five years of progressively responsible professional experience in records, information and archival management, preferably in an international organization or another multicultural environment.
  • Excellent oral and written command of English. Knowledge of other official IAEA languages (Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish) is an asset.

Remuneration

The IAEA offers an attractive remuneration package including a tax-free annual net base salary starting at US $59151 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance), a variable post adjustment which currently amounts to US $ 29398*, dependency benefits, rental subsidy, education grant, relocation and repatriation expenses; 6 weeks‘ annual vacation, home leave, pension plan and health insurance


https://iaea.taleo.net/careersection/ex/jobdetail.ftl?lang=en&searchExpanded=true&job=2018/0321%20(001467)&src=

BibliothekarIn

BibliothekarIn (öffentliche Bibliothek)

(m/w)

Ref.Nr.: 42-18 | ab sofort | Teilzeit, 30h/Woche | Bruttogehalt ab 22.500,- p.a.

Durch den Zusammenschluss der Bibliothek der FH Kufstein Tirol und der Stadtbücherei Kufstein entsteht eine Bibliothek neuen Typs: Diese neue Öffentlich-Wissenschaftliche Zentralbibliothek soll sowohl der Bevölkerung des Unterinntales als auch Studierenden und Lehrenden der FH benutzergruppenorientierte Services rund um Medien bieten. Wir suchen eine innovative und dynamische Persönlichkeit, welche an der Erfüllung unserer Vision eines „One-stop-shops“ für alle Fragen rund um Medien mitarbeitet:

AUFGABENGEBIET:

  • Aufbau und Weiterentwicklung des Bibliotheksbestandes: Erwerbung, Inventarisierung und Katalogisierung von Belletristik, Sachbüchern sowie Kinder- und Jugendliteratur
  • Übernahme Lesesaaldienst während der Öffnungszeiten (Mo, Mi, Do, Fr: 15:30-18:30 und Di: 10-12 Uhr) sowie Vor- und Nachbereitungsarbeiten
  • Erstellung der Dienstpläne sowie monatliche Abrechnung der Hilfskräfte in Abstimmung mit der Bibliotheksleitung
  • Mitarbeit bei Inventur und Archivverwaltung sowie bei Erstellung und Verwaltung des Budgets
  • Veranstaltungsorganisation (Lesungen, Workshops, Kinderprogramm, Leseförderung etc.) in Zusammenarbeit mit lokalen und nationalen Organisationen sowie Mitarbeit bei der Außendarstellung
  • Zeitschriften- und Zeitungsverwaltung
  • Zielgruppenorientierte bibliothekarische Beratung und Betreuung u.a. von Kindern, Jugendlichen, SeniorInnen sowie Durchführung von Bibliotheksführungen und –Schulungen

QUALIFIKATIONSPROFIL:

  • Bibliothekarische Ausbildung und/oder Berufserfahrung in öffentlichen und/oder wissenschaftlichen Bibliotheken
  • Kenntnisse in der Anwendung von integrierten Bibliothekssystemen
  • Kenntnisse gängiger Internet- und Office-Werkzeuge
  • Selbständige, eigenverantwortliche Arbeit in den Kernaufgaben sowie Bereitschaft zur Weiterbildung

Wir freuen uns auf Ihre schriftliche Bewerbung an  personalfh-kufstein.ac.at!

Gehalt: Bruttogehalt ab 22.500,- p.a.
Bewerbungsfrist: keine
Reisekosten: Reisekosten im Zusammenhang mit der Bewerbung werden nicht ersetzt.