Unit Head (Records Unit)

Unit Head (Records Unit)(P3)  (2018/0321 (001467))

Organization : MTGS-Records Unit

Primary Location : Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting : 2018-12-19, 9:28:33 PM

Closing Date : 2019-01-16, 11:59:00 PM

Duration in Months: 36
Contract Type: Fixed Term – Regular
Probation Period: 1 Year
  
This is a re-opening of the vacancy. Candidates who already applied do not need to re-submit an application.

 

Organizational Setting

The Department of Management (MT) provides a ‘platform of services’ that serves as a foundation for the successful delivery of the IAEA’s scientific and technical programmes. Its mission statement is as follows: “MT is a partner and a business enabler that champions change and efficiency, leveraging a common purpose”. Thus, among other support activities, it assists a scientific manager in recruiting the right expert, helps a technical officer coordinate the purchase of radiation equipment, and ensures that all Board documents are translated and distributed on a timely basis to Member States.

The Department of Management’s Division of General Services (MTGS) provides support functions to the IAEA through its five Sections, namely the Archives and Records Section (ARMS), the Commissary Management Section (CMS), the Facilities Management Section (FMS), the Transport and General Support Section (TGSS), and the Seibersdorf Complex Management Section (SCMS).

The Archives and Records Management Section establishes a framework for the creation and management of authentic, reliable and usable records, capable of supporting IAEA business functions and activities for as long as they are required. The Section is divided into three Units: Mail, Records and the Archives Unit. The Records Unit is responsible for the management of records, capable of supporting IAEA business functions and activities.

Main Purpose

Under the direct supervision of the Section Head ARMS the Unit Head plans, develops, and applies records management policies designed to facilitate effective and efficient handling of official records and other information. S/he coordinates and supervises activities of the Unit, which carries out records management advisory work and other technical, clerical, and registration services. Liaises with other internal and external stakeholders to assure compliance with policies, procedures, and practices of records management program.

Role

The Unit Head is: (1) a manager of the Records Unit, ensuring that programmes and projects are developed and implemented in the most efficient and effective manner in line with ARMS strategy plan and the results-based approach; (2) a supervisor, ensuring the provision of efficient and effective recordkeeping services; (3) an analyst, researching and monitoring records and information management developments in the changing technological landscape and providing advice on digital recordkeeping applications, solutions; (4) a liaison, for all Departments in the IAEA on information governance in repositioning ARMS at IAEA.

Functions / Key Results Expected

  • Plan, organize, manage and evaluate the work of the Records Unit, continuously reviewing effectiveness, focusing on priorities and driving for excellence. Specific tasks include: prepare work plans, ensure a balanced workload distribution, monitor work performance, and guide and supervise the staff of the Unit.
  • Ensure economy and efficiency in the creation, use, maintenance and disposal of records, information, data by coordinating the implementation and update of IAEA’s Records Management Programme.
  • Lead the Records Unit into the transition to an effective, business-oriented advisory and operations service for record keeping.
  • Facilitate staff development in the Records Unit including competencies and skills to support the modern functions of ARMS regarding managing information.
  • Evaluate, update, innovate and improve Agency record keeping policies and procedures (Records Management Programme), translate them into ARMS projects, and participate in policy update indirectly effecting record keeping practices in the Agency.
  • Liaise with internal stakeholders to ensure adherence to Agency policies through information auditing, monitoring and evaluation, and the consistent application of approved records retention policies and procedures in a hybrid environment.
  • Participate in the development/implementation of digital record keeping solutions and applications including benchmarking, standardization and continuous improvement of business processes and procedures.
  • Lead the development, monitor the relevancy of RM curriculum to deliver training on the records management programme to staff throughout the IAEA.
  • Ensure accurate and up-to-date documentation/ filing, handover for Records Unit functions and responsibilities.
  • Keep abreast of best practices in information governance within the UN Common System to seek continuous technology and process improvement in the delivery of services. Share knowledge of new information management trends from different disciplines, approaches, IT solutions to foster innovation in the division and department.

Competencies and Expertise

Core Competencies

Name Definition
Planning and Organizing

Sets clearly defined objectives for himself/herself and the team or Section. Identifies and organizes deployment of resources based on assessed needs, taking into account possible changing circumstances. Monitors team’s performance in meeting the assigned deadlines and milestones.

Communication

Encourages open communication and builds consensus. Uses tact and discretion in dealing with sensitive information, and keeps staff informed of decisions and directives as appropriate.

Achieving Results

Sets realistic targets for himself/herself and for the team; ensures availability of resources and supports staff members in achieving results. Monitors progress and performance; evaluates achievements and integrates lessons learned.

Teamwork

Encourages teamwork, builds effective teams and resolves problems by creating a supportive and collaborative team spirit, remaining mindful of the need to collaborate with people outside the immediate area of responsibility.

Functional Competencies

Name Definition
Analytical thinking

Applies business analytics to establish programme priorities. Makes rational judgements from the available information and analysis.

Client orientation

Examines client plans and develops services and options to support ongoing relationships. Develops solutions that add value to the Agency’s programmes and operations.

Judgement/decision making

Consults with and seeks advice at the appropriate managerial level when making complex decisions. Facilitates dialogue and development of best practice to support judgement/decision making, in full compliance with the Agency’s regulations and rules.

Required Expertise

Function Name Expertise Description
Administrative Support MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Advanced computer skills, including database applications.

Management and Programme Analysis

Project Management

Ability to plan, coordinate, implement and control the records management programme for the creation and management of reliable and usable records.

General Services

Records Keeping and Documents Management

Effectiveness in developing policies, procedures and new programmes based on modern concepts and techniques in records management.

Administrative Support

Records and Documents Administration

In-depth knowledge of modern records management concepts, methodology and techniques.


Qualifications, Experience and Language skills

  • University degree in records, information management, archival studies or a related field. Post-graduate training or certification in records management is desirable.
  • A minimum of five years of progressively responsible professional experience in records, information and archival management, preferably in an international organization or another multicultural environment.
  • Excellent oral and written command of English. Knowledge of other official IAEA languages (Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish) is an asset.

Remuneration

The IAEA offers an attractive remuneration package including a tax-free annual net base salary starting at US $59151 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance), a variable post adjustment which currently amounts to US $ 29398*, dependency benefits, rental subsidy, education grant, relocation and repatriation expenses; 6 weeks‘ annual vacation, home leave, pension plan and health insurance


https://iaea.taleo.net/careersection/ex/jobdetail.ftl?lang=en&searchExpanded=true&job=2018/0321%20(001467)&src=

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BibliothekarIn

BibliothekarIn (öffentliche Bibliothek)

(m/w)

Ref.Nr.: 42-18 | ab sofort | Teilzeit, 30h/Woche | Bruttogehalt ab 22.500,- p.a.

Durch den Zusammenschluss der Bibliothek der FH Kufstein Tirol und der Stadtbücherei Kufstein entsteht eine Bibliothek neuen Typs: Diese neue Öffentlich-Wissenschaftliche Zentralbibliothek soll sowohl der Bevölkerung des Unterinntales als auch Studierenden und Lehrenden der FH benutzergruppenorientierte Services rund um Medien bieten. Wir suchen eine innovative und dynamische Persönlichkeit, welche an der Erfüllung unserer Vision eines „One-stop-shops“ für alle Fragen rund um Medien mitarbeitet:

AUFGABENGEBIET:

  • Aufbau und Weiterentwicklung des Bibliotheksbestandes: Erwerbung, Inventarisierung und Katalogisierung von Belletristik, Sachbüchern sowie Kinder- und Jugendliteratur
  • Übernahme Lesesaaldienst während der Öffnungszeiten (Mo, Mi, Do, Fr: 15:30-18:30 und Di: 10-12 Uhr) sowie Vor- und Nachbereitungsarbeiten
  • Erstellung der Dienstpläne sowie monatliche Abrechnung der Hilfskräfte in Abstimmung mit der Bibliotheksleitung
  • Mitarbeit bei Inventur und Archivverwaltung sowie bei Erstellung und Verwaltung des Budgets
  • Veranstaltungsorganisation (Lesungen, Workshops, Kinderprogramm, Leseförderung etc.) in Zusammenarbeit mit lokalen und nationalen Organisationen sowie Mitarbeit bei der Außendarstellung
  • Zeitschriften- und Zeitungsverwaltung
  • Zielgruppenorientierte bibliothekarische Beratung und Betreuung u.a. von Kindern, Jugendlichen, SeniorInnen sowie Durchführung von Bibliotheksführungen und –Schulungen

QUALIFIKATIONSPROFIL:

  • Bibliothekarische Ausbildung und/oder Berufserfahrung in öffentlichen und/oder wissenschaftlichen Bibliotheken
  • Kenntnisse in der Anwendung von integrierten Bibliothekssystemen
  • Kenntnisse gängiger Internet- und Office-Werkzeuge
  • Selbständige, eigenverantwortliche Arbeit in den Kernaufgaben sowie Bereitschaft zur Weiterbildung

Wir freuen uns auf Ihre schriftliche Bewerbung an  personalfh-kufstein.ac.at!

Gehalt: Bruttogehalt ab 22.500,- p.a.
Bewerbungsfrist: keine
Reisekosten: Reisekosten im Zusammenhang mit der Bewerbung werden nicht ersetzt.

Verwaltungspraktikum Bibliothek

VERWALTUNGSPRAKTIKUM BIBLIOTHEK – ABTEILUNG KOMMUNIKATION UND DOKUMENTATION

Das Österreichische Patentamt beabsichtigt, voraussichtlich ab Januar 2019 für 6 Monate in Teilzeit (voraussichtlich 25 Wochenstunden) eine/n Verwaltungspraktikantin/ Verwaltungspraktikanten in der Abteilung Kommunikation und Dokumentation, Bereich Bibliothek, aufzunehmen.

Aufgabenbereich:

  • Konzepterstellung für den Umstieg auf ein neues Bibliotheksmanagementsystem
  • Vorbereitung der Datenmigration auf das neue Bibliotheksmanagementsystem
  • Konzepterstellung Retrokatalogisierung
  • Bestandsdurchsicht und -auflösung des nicht den gewerblichen Rechtsschutz betreffenden Teiles der Bibliothek

Anforderungsprofil:

  • Österreichische Staatsbürgerschaft oder unbeschränkter Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt
  • volle Handlungsfähigkeit
  • abgeschlossenes Universitätsstudium, vorzugsweise auf den Gebieten Medienwissenschaften, Sprachwissenschaften oder Informationswissenschaften
  • absolvierte Grundausbildung des Universitätslehrganges Library and Information Studies oder äquivalente Ausbildung
  • Erfahrung mit unterschiedlichen Bibliotheksmanagementsystemen
  • einschlägige Berufserfahrung im Bibliotheksbereich; insbesondere Katalogisierung
  • hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • hohes Maß an Selbständigkeit, Belastbarkeit und Entscheidungsfreude

Das Verwaltungspraktikum im Österreichischen Patentamt ist ein befristetes Ausbildungsverhältnis. Auf eine Übernahme in den Bundesdienst besteht kein Rechtsanspruch. Als Entlohnung (Entlohnungsstufe v1) gebührt ein monatlicher Ausbildungsbeitrag (bei Vollzeit) von derzeit 1.359,45 € brutto, der ab dem 4. Monat auf 2.718,90 € brutto steigt. Im Falle von Teilzeit gebührt der Ausbildungsbeitrag anteilsmäßig.

Bewerbung:

Ihre Bewerbung (Motivationsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Diplomprüfungszeugnisse sowie Zeugnis betreffend die Verleihung eines akademischen Grades) senden Sie per E-Mail bitte bis spätestens 21. Dezember 2018 unter Angabe der GZ. ÖPA-PM-ALLG/002/2018/41 an jobs(at)patentamt.at

https://www.patentamt.at/jobs/verwaltungspraktikum-bibliothek/

Bibliotheks- und Archivwesen 9167

An der Universität Wien (mit 19 Fakultäten und Zentren, 178 Studienrichtungen, ca. 9.600 Mitarbeiter/innen und rund 92.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position einer/eines

Angestellten
in der Dienstleistungseinrichtung Bibliotheks- und Archivwesen

bis 31.12.2021 zu besetzen.

Kennzahl der Ausschreibung: 9167

Im Arbeitsbereich Archiv der Universität Wien der Organisationseinheit Bibliotheks- und Archivwesen der Universität Wien ist die Stelle eines/einer Angestellten des gehobenen Archivdienstes zu besetzen.

Beschäftigungsausmaß: 20 Stunden/Woche.
Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54 VwGr. IIIa

Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.

Ihre Aufgaben:

Ihr Aufgabenbereich umfasst das Ordnen und Erschließen von Aktenbeständen im Archiv der Universität Wien (Akten des Vizedirektorats der philosophischen Fakultät 1802-1846) sowie die Einzelaktenerfassung gemäß internationalem Verzeichnungsstandard ISAD(G) im Archivinformationssystem der Universität Wien (scopeArchiv).

Ihr Profil:

– Reifeprüfung
– Fachliche Eignung
– Gute Kenntnisse archivarischer Verzeichnungsstandards (ISAD[G])
– Kenntnisse der archivarischen Kernaufgaben
– Sehr gute Kenntnisse im Lesen älterer Kurrentschriften
– Gute Lateinkenntnisse
– Erfahrung in Archivarbeit (insbesonders mit Ordnungs- und Erschließungsarbeiten)
– Erfahrung in der Arbeit mit einem Archivinformationssystem
– Selbständiges und eigenverantwortliches Handeln
– Lösungsorientierte Arbeitsweise
– Teamfähigkeit

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 9167, welche Sie bis zum 06.12.2018 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/)  an uns übermitteln.
Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Höglinger, Brigitte +43-1-4277-15003.
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen Personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.
DLE Personalwesen und Frauenförderung der Universität Wien
Kennzahl der Ausschreibung: 9167
E-Mail: jobcenter@univie.ac.at

https://univis.univie.ac.at/ausschreibungstellensuche/flow/bew_ausschreibung-flow?_flowExecutionKey=_cCA32F51F-3CE0-2EF6-58EF-F6A248303848_kC0CFA39D-8A19-E41E-72ED-A97C8A68296B&tid=70617.28

Bibliotheks- und Archivwesen 9124

An der Universität Wien (mit 19 Fakultäten und Zentren, 178 Studienrichtungen, ca. 9.600 Mitarbeiter/innen und rund 92.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position einer/eines

Angestellten
in der Dienstleistungseinrichtung Bibliotheks- und Archivwesen

zu besetzen.


Kennzahl der Ausschreibung: 9124

Im Arbeitsbereich Formalerschließung der Organisationseinheit Bibliotheks- und Archivwesen der Universität Wien ist die Stelle eines/einer Angestellten des gehobenen Bibliotheksdienstes befristet zu besetzen. Es besteht die Option auf Verlängerung.

Dauer der Befristung: 3 Jahr/e

Beschäftigungsausmaß: 36 Stunden/Woche.
Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54 VwGr. IIIa
Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.

Ihre Aufgaben:

Ihr Aufgabenbereich umfasst die Nominalkatalogisierung aller Arten von Druckschriften, AV-Medien und E-Medien nach dem Regelwerk RDA im Bibliothekssystem Alma sowie die Durchführung von Datenkorrekturen.

Ihr Profil:

– Reifeprüfung
– Abgeschlossene einschlägige bibliothekarische Ausbildung
– Ausgezeichnete Katalogisierungskenntnisse
– Vertrautheit mit dem Bibliothekssystem Alma
– Große Genauigkeit
– Teamfähigkeit
– Flexibilität

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 9124, welche Sie bis zum 29.11.2018 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/)  an uns übermitteln.

Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Höglinger, Brigitte +43-1-4277-15003.
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen Personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

DLE Personalwesen und Frauenförderung der Universität Wien
Kennzahl der Ausschreibung: 9124
E-Mail: jobcenter@univie.ac.at

https://univis.univie.ac.at/ausschreibungstellensuche/flow/bew_ausschreibung-flow?_flowExecutionKey=_cC95FD3BF-052A-13AB-E848-8568B0146DD4_k75B179A3-F10F-D2FC-FCE7-AB06EA8B1409&tid=70505.28

Bibliotheks- und Archivwesen 9123

An der Universität Wien (mit 19 Fakultäten und Zentren, 178 Studienrichtungen, ca. 9.600 Mitarbeiter/innen und rund 92.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position einer/eines

Angestellten
in der Dienstleistungseinrichtung Bibliotheks- und Archivwesen


bis 31.12.2021 zu besetzen.


Kennzahl der Ausschreibung: 9123

Im Arbeitsbereich Team Integrierte Medienbearbeitung Fachbereichsbibliotheken der Organisationseinheit Bibliotheks- und Archivwesen der Universität Wien ist die Stelle eines/einer Angestellten des gehobenen Bibliotheksdienstes befristet zu besetzen.

Beschäftigungsausmaß: 40 Stunden/Woche.
Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54 VwGr. IIIa
Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.

Ihre Aufgaben:

Ihr Aufgabenbereich umfasst die Nominalkatalogisierung und Retrokonversion aller Arten von Druckschriften, AV-Medien und E-Medien nach dem Regelwerk RDA im Bibliothekssystem Alma.

Ihr Profil:

– Reifeprüfung
– Abgeschlossene einschlägige bibliothekarische Ausbildung
– Ausgezeichnete Katalogisierungskenntnisse
– Vertrautheit mit den Bibliothekssystemen Alma
– Erfahrung im Umgang mit Altbeständen
– Große Genauigkeit
– Teamfähigkeit
– Flexibilität

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 9123, welche Sie bis zum 29.11.2018 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/)  an uns übermitteln.

Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Höglinger, Brigitte +43-1-4277-15003.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen Personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

DLE Personalwesen und Frauenförderung der Universität Wien
Kennzahl der Ausschreibung: 9123
E-Mail: jobcenter@univie.ac.at

Bibliotheks- und Archivwesen 9084

An der Universität Wien (mit 19 Fakultäten und Zentren, 178 Studienrichtungen, ca. 9.600 Mitarbeiter/innen und rund 92.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position einer/eines

Angestellten in der Dienstleistungseinrichtung Bibliotheks- und Archivwesen

bis 31.12.2019 zu besetzen.

Kennzahl der Ausschreibung: 9084

Im Archiv der Universität Wien ist die Stelle eines/einer Angestellten des gehobenen Archivdienstes auf die Dauer der Abwesenheit einer Mitarbeiterin zu besetzen.

Die Stelle ist für die Dauer der Abwesenheit eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin zu besetzen.

Beschäftigungsausmaß: 15 Stunden/Woche.
Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54 VwGr. IIIa
Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.

Ihre Aufgaben:

Ihr Aufgabenbereich umfasst die fachgerechte Ordnung und Erschließung von historischem Archivgut, die Verzeichnung und Verwaltung von archivarischem Sammlungsgut sowie BenützerInnendienste und die Beantwortung von Rechercheanfragen.

Ihr Profil:

– Reifeprüfung
– praktische Erfahrung bzw. Ausbildungen im Bereich der Erschließung und Ordnung von historischem Archiv- und Sammlungsgut
– flüssiges Lesen von älteren Kurrentschriften
– sehr gute Sprachkenntnisse in Latein und Englisch
– gute EDV Kenntnisse (inkl. Bildverarbeitungssysteme)
– Eignung für den Publikumsdienst
– serviceorientierte Einstellung
– Teamfähigkeit
– große Genauigkeit
– Flexibilität

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 9084, welche Sie bis zum 29.11.2018 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/) an uns übermitteln.

Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Höglinger, Brigitte +43-1-4277-15003.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen Personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

https://univis.univie.ac.at/ausschreibungstellensuche/flow/bew_ausschreibung-flow?_flowExecutionKey=_cFC13CEE6-25FD-4F61-8281-71890C7CA856_k592E7EFD-0470-A503-8CA7-2D855EEBA006&tid=70194.28

DokumentenmanagerIn

Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH

DokumentenmanagerIn

Ordnung ist das halbe Leben. Für dich ist es Alles! Und deine Steckenpferde Struktur, Ablage und Logik begleiten dich dabei?
Dann bist du genau richtig bei uns! Denn wir haben die perfekte Stelle für dich!
Als privatrechtlich organisiertes Unternehmen und Hundert-Prozent-Tochter der Stadt Wien – Wiener Wohnen vereinen wir, die Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH, die Dynamik eines modernen Unternehmens mit der Beständigkeit eines großen Konzerns. Unsere Arbeit ist hochgradig sinnstiftend und geprägt von neuen Anforderungen unserer Kundinnen und Kunden. Höchstes Qualitätsbewusstsein und absolute Serviceorientierung, sowohl bei externen als auch bei internen Aufträgen, stehen für uns an oberster Stelle. Deshalb handeln wir seit unserer Gründung im Jahr 2002 als Dienstleisterin ambitioniert, lösungsorientiert und kompetent. Wir suchen Menschen die sich ihren Stärken entsprechend weiterentwickeln möchten.
Du arbeitest lösungsorientiert und bist ein/e TeamplayerIn.

Deine Aufgaben

  • Aktive Mitarbeit im Dokumentenmanagement Projekt
  • Analyse vorhandener Dokumente
  • Klassifikation von Dokumenten
  • Implementierung Dokumentenmanagementsystem (DMS)
  • Fachbereichsbegleitung bei Dokumententransfer in das DMS
  • Überarbeitung, Aktualisierung und Überwachung der Einhaltung der DM-Richtlinien
  • Schulungen Dokumentenmanagement

Wir bieten

keine leeren Versprechen – wir leben unsere Grundsätze:

  • Unbefristete Vollzeitposition
  • Ab sofort
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Mobile Working
  • Zeitausgleich von Spitzenzeiten
  • Sonderurlaubstag für ehrenamtliches Engagement
  • Regelmäßige Weiterbildungen und interne Weiterentwicklung
  • Hochwertige IT-Ausstattung
  • Hunde sind willkommen
  • Jahresbruttobezug ab EUR 31.000 Möglichkeit der Überzahlung

Du arbeitest selbstständig und bist umsetzungsstark.

Deine Erfahrungen

  • Abgeschlossenes Bachelor Studium (Uni/FH)
  • Mind. 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position
  • Erfahrung im Dokumenten- bzw. Qualitätsmanagement
  • Erfahrung mit Dokumentenmanagement-Tools
  • Confluence, JIRA und SAP Kenntnisse wünschenswert
  • Kenntnisse im Prozessmanagement von Vorteil

Du bist

  • Sehr genau
  • Strukturiert
  • Selbstständig
  • Durchsetzungsstark
  • Geduldig
  • Kommunikativ
  • Ein/e ausgezeichnete/r TeamplayerIn

Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH

Das Unternehmen deiner Wahl ist offen, freundlich, flexibel und mitarbeiterInnenorientiert? Ausgezeichnet, denn genau so beschreiben uns unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wenn du es kaum erwarten kannst, loszulegen und mit deinem Beitrag etwas zu bewegen, freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung inkl. Lebenslauf, Anschreiben und Foto über unser Karriereportal – erreichbar über den Button „online bewerben“. Bei Rückfragen steht dir Tanja Buchleitner MSc gerne unter 0664 / 88 75 75 33 zur Verfügung.

https://karriere.wrwks.at/job/detail/97871/

Wissenschaftliche_r Bibliothekar_in

Wissenschaftliche_r Bibliothekar_in

Vollzeit, unbefristet

Die Technische Universität Wien ist Österreichs größte naturwissenschaftlich-technische Forschungs- und Bildungseinrichtung und zählt zu den besten Technischen Hochschulen in Europa mit rund 4.600 Mitarbeiter_innen in Forschung, Lehre und Verwaltung und über 30.000 Studierenden.
In der Bibliothek, Fachgruppe Erwerbung/ Institutsdienst, suchen wir ab Jänner 2019 eine ambitionierte Persönlichkeit für folgendes Aufgabengebiet.

Ihre Aufgaben:

  • Metadatenmanagement in Bezug auf Print- und E-Books: Datenrecherche, -analyse, -export bzw. -import und -korrektur
  • Selbständige Erwerbung und Katalogisierung von E-Books
  • Lizenzverwaltung der E-Books (Rechnungsprüfung, Aktivierung, statistische Auswertung der Nutzung)
  • Mitarbeit in Arbeitsgruppen des wissenschaftlichen Bibliothekswesens
  • Regelmäßige Teilnahme am Informations- und Auskunftsdienst

Ihr Profil:

  • Fachausbildung zum_zur wissenschaftlichen Bibliothekar_in (Universitätslehrgang Library and Information Studies oder vergleichbare Qualifikation)
  • Idealerweise Erfahrung in der Erwerbung und Verwaltung von E-Books
  • Vertiefte Kenntnisse in RDA und MARC 21
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse (vorzugsweise ALMA, Office-Programme)
  • Sehr gute Englischkenntnisse
  • Selbständige und genaue Arbeitsweise
  • Hohes Maß an Service- und Kundenorientierung, Innovationsfreude
  • Hohe soziale Kompetenz und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
  • Belastbarkeit, Flexibilität, Bereitschaft zur Weiterbildung und zur Mitarbeit in Arbeitsgruppen des wissenschaftlichen Bibliothekswesens

Wir bieten:

  • Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
  • Dauerstelle in einem anspruchsvollen und sich stetig weiterentwickelnden Umfeld
  • Breites internes und externes Weiterbildungsangebot
  • Zentrale Lage und gute Erreichbarkeit (U1/U2/U4 Karlsplatz)
  • Gleitzeit
Die TU Wien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerberinnen, die gleich geeignet sind wie der bestgeeignete Mitbewerber, werden vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.

Die Entlohnung erfolgt nach dem KV-Mindestentgelt der Verwendungsgruppe IIIb gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Stunden mind. EUR 2.306,70 brutto/Monat. Die Anrechnung von tätigkeitsbezogenen Vordienstzeiten ist möglich.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 08.11.2018.

https://jobs.tuwien.ac.at/Job/97414

Librarian

Librarian(P2)  (2018/0607 (196874))

Organization: NEPIK-IAEA Library Unit

Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting: 2018-10-16, 4:02:57 PM

Closing Date: 2018-11-28, 12:59:00 AM

Duration in Months: 36
Contract Type: Fixed Term – Regular
Probation Period: 1 Year

Organizational Setting

The Division of Energy Planning and Nuclear Information and Knowledge comprises the Planning and Economic Studies Section, Nuclear Knowledge Management Section and the Nuclear Information Section. The Division is responsible for strengthening capacities in energy and nuclear power planning, building capacities to manage nuclear knowledge and provide knowledge management services to interested member states, and to procure and provide printed and electronic information in the area of nuclear science and technology.

The Nuclear Information Section (NIS) consists of the IAEA Library Unit, the INIS Unit and the Systems Development and Support Group. It fosters the exchange of scientific and technical information on the peaceful use of nuclear science and technology; increases awareness in Member States of the importance of maintaining efficient and effective systems for managing such information; provides information services and support to Member States and to the IAEA; and assists with capacity building and training.

Main Purpose

Under the supervision of the IAEA Library Coordinator, the Librarian provides assistance with resource sharing activities, such as Interlibrary Loan (ILL), article delivery, and document delivery. S/he assists with access services and collaborates with other librarians to provide research and reference service to patrons, including the IAEA Secretariat, Member States and partner institutions. The successful candidate will also collaborate with librarians to evaluate resources for potential purchase and/or renewal and will monitor and maintain the Non-Conventional Literature (NCL) collection. S/he will assist with the International Nuclear Library Network (INLN), user training and Library promotion.

Role

The Librarian performs the role of (1) an access services librarian, coordinating ILL, article delivery and document delivery services and providing suggestions for related improvements (2) a collaborator, working with colleagues, library partners, and vendors to improve resource sharing activities, (3) a reviewer, providing assistance and support in the evaluation of information sources; (4) a research librarian, providing information services to customers through research, analysis of assigned topics and timely preparation and distribution of information products to target audiences; and (5) a team member working collaboratively with other members of the IAEA Library and the Nuclear Information Section on improving efficiency of delivering products and services to customers using modern information technology.

Functions / Key Results Expected

• Provides assistance for ILL, article delivery and document delivery services in order to provide efficient and responsive information retrieval to library users.
• Monitors and maintains the integrity of the NCL collection, identifying appropriate materials that meet the Agency’s information needs and ensure that the NCL records are accurate in the integrated library management system.
• Keeps abreast of current information trends and latest developments in resource sharing; evaluates and proposes new tools and services in order to improve library processes.
• Developing policies, workflows, and special projects in partnership with other NIS staff and in areas related to access services.
• Provides efficient and responsive scientific and technical information service to library patrons, including regular shifts at the information desk.
• Prepare regular statistical reports on access services, resources, and other activities.
• Performs other duties as assigned by the Library Coordinator.

Competencies and Expertise

Core Competencies

Name Definition
Planning and Organizing Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section’s priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.
Communication Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.
Achieving Results Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division’s programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.
Teamwork Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.


Functional Competencies

Name Definition
Analytical thinking Gathers and analyses information, identifying critical relationships and patterns among data and proposes workable solutions.
Client orientation Establishes effective relationships with clients to understand and meet or exceed their needs. Finds ways to ensure client satisfaction.
Judgement/decision making Consults with supervisor/manager and makes decisions in full compliance with the Agency’s regulations and rules.

Required Expertise

Function Name Expertise Description
Information Technology Data Analysis Ability to think critically with attention to detail.
Information Technology Library Operations Very good knowledge of information processing and library operations.
Information Technology Library and Information Systems Ability to monitor, update and ensure that the NCL records are accurately maintained in the ILS.


Qualifications, Experience and Language skills

Bachelor’s Degree – University degree preferably in library and information science, or related field

• A minimum of two years professional library experience.
• Knowledge of resource sharing standards and applications.
• Adept with information technology, including electronic databases and integrated library systems.

• Excellent oral and written command of English. Knowledge of other official IAEA languages (Arabic, Chinese, French, Russian and Spanish) is an asset.

Remuneration

The IAEA offers an attractive remuneration package including a tax-free annual net base salary starting at US $46472 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance), a variable post adjustment which currently amounts to US $ 21145*, dependency benefits, rental subsidyeducation grantrelocation and repatriation expenses; 6 weeks‘ annual vacation, home leavepension plan and health insurance

 

https://iaea.taleo.net/careersection/ex/jobdetail.ftl?job=2018/0607%20(196874)&tz=GMT%2B02%3A00