Archives Assistant

Archives Assistant(G5)  (2019/0435 (001669))

Organization : MTGS-Archives Unit

Primary Location : Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting : 2019-08-13, 5:16:03 PM

Closing Date: 2019-09-11, 11:59:00 PM

Duration in Months: 36
Contract Type: Fixed Term – Regular
Probation Period: 1 Year
  

Organizational Setting

The Department of Management’s Division of General Services (MTGS) provides support functions to the IAEA through its five Sections, namely the Archives and Records Section (ARMS), the Commissary Management Section (CMS), the Facilities Management Section (FMS), the Transport and General Support Section (TGSS), and the Seibersdorf Laboratories Services Section (SLSS).

The Archives and Records Management Section establishes a framework for the creation and management of authentic, reliable and usable records, capable of supporting IAEA business functions and activities for as long as they are required. The Section is divided into three Units: Mail, Records and the Archives Unit.

Main Purpose

Under the supervision of the Archives Unit Head, the Archives Assistant supports the operation of the records centre and the preservation of historical records in the custody of the IAEA Archives by carrying out activities that include disposition and appraisal, arrangement and description, reference support, retrieval, and long-term preservation of historical records in all media.

Functions / Key Results Expected

  • Perform Archives business processes including records transfers, storage and location management, arrangement and archival description, appraisal, information retrieval, physical and digital preservation, as assigned in the work plan.
  • Provide reference and research services to Agency staff and external researchers, monitoring access control rules and regulations, including screening historical records for security-classified materials.
  • Contribute with input to ARMS projects and other programmatic activities, such as the development or revision of procedures and guidelines, and participate in cross-Sectional and cross-Divisional working groups.
  • Deliver training and participate in promotional activities organized by ARMS.
  • Perform file retrievals and file moves, as required. This may include lifting boxes of records weighing up to 15 kg.

Competencies and Expertise

Core Competencies

Name Definition
Planning and Organizing Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section’s priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.
Communication Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.
Achieving Results Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division’s programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.
Teamwork Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.

Functional Competencies

Name Definition
Analytical thinking Gathers and analyses information, identifying critical relationships and patterns among data and proposes workable solutions.
Client orientation Establishes effective relationships with clients to understand and meet or exceed their needs. Finds ways to ensure client satisfaction.
Resilience Able to remain calm in emotionally charged situations. Accepts constructive feedback in a positive manner and is able to cope with setbacks.

Required Expertise

Function Name Expertise Description
General Services Archives Management Good knowledge of archives management business functions and relevant international standards.
General Services Data Management High level of accuracy in data entry and ability to extract key elements from written information.
Administrative Support Discretion and Respect for Confidentiality Ability to act with diplomacy and discretion with regard to information security and protection of confidential information.
Administrative Support MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Proficiency in MS Office 2010, practical experience in working with databases and the Agency’s archives management software applications (Livelink).


Qualifications, Experience and Language skills

  • Completed Secondary Education.
  • At least five years of clerical experience, minimum two years of which are related to archives and records management operations.
  • Thorough knowledge of Agency organizational structure, programmes and activities is desirable.
  • Good oral and written command of English. Knowledge of other official IAEA languages (Arabic, Chinese, French, Russian and Spanish) is an asset.
  • English Language Test (Level 2) to IAEA standard.


Remuneration

The IAEA offers an attractive remuneration package including a tax-free annual net base salary starting at EUR 46536 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance), 6 weeks‘ annual vacation, pension plan and health insurance

Appointment is subject to a satisfactory medical report. Recruitment will be on a LOCAL BASIS only. Outside applicants are required to supply to the IAEA or to authorize it to seek all information relevant to their suitability for employment by the IAEA. Testing may be part of the recruitment process.

https://iaea.taleo.net/careersection/ex/jobdetail.ftl?job=2019/0435%20(001669)&tz=GMT%2B02%3A00&tzname=Europe%2FVienna

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Appraisal Archivist

The Archives of the World Bank Group is looking for an Appraisal Archivist to join its team.  The World Bank Group (WBG) is a multilateral international organization that works to eliminate extreme poverty and promote shared prosperity around the world.  Established in 1944 at Bretton Woods, New Hampshire, the WBG now comprises 189 member countries and has offices in over 130 countries including the headquarters in Washington, DC.  The WBG Archives has responsibilities for WBG records throughout the lifecycle, and we’re taking-on a larger role in the appraisal, selection and preservation of born-digital information.

We are a group of dedicated archivists and records managers that love challenges, enjoy using our knowledge of archival theory and practice in creative and new ways, and work collaboratively with staff across the WBG including IT.  In particular, we are looking for an archivist with knowledge and skill in functional analysis for the purpose of appraisal, but also for advisory service to the organization in the area of records management.

This is a two-year position with the possibility for extension and transition to open-ended employment.  Deadline for applications is May 3, 2019.  We’d love to hear from you!

 

Planstelle im Höheren Archivdienst

ad Zahl: KLA-PERM-33/1-2017

Stellenausschreibung

Im Kärntner Landesarchiv gelangt ab 1. September 2017 eine Planstelle im Höheren Archivdienst zur Besetzung.

Aufgabengebiete: Bewertung, Übernahme, Ordnung und Erschließung von Archivgut; Kundenbetreuung (schriftlich und persönlich); Beteiligung an landeskundlicher und archivwissenschaftlicher Forschung; Öffentlichkeitsarbeit und populärwissenschaftliche Vermittlung.

Voraussetzungen: akademischer Grad des Universitätsstudiums Geschichte (zumindest Bachelorabschluss) in Verbindung mit dem Masterstudium Geschichtsforschung, Historische Hilfswissenschaften und Archivwissenschaft bzw. dem Ausbildungskurs des Instituts für Österreichische Geschichtsforschung oder mit einer Ausbildung an einer im EU-Raum vergleichbaren Ausbildungsstätte; österreichische Staatsbürgerschaft oder die eines sonstigen Vertragsstaates des europäischen Wirtschaftsraumes und die der Verwendung entsprechende Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift.

Darüber hinaus sind nachzuweisen: Fundierte Kenntnisse in allen historischen Hilfswissenschaften und archivwissenschaftlichen Fächern, gute Kenntnisse der internationalen archivischen Erschließungsstandards, fundierte EDV-Kenntnisse im Anwenderbereich (Word, Excel, Archivinformationssysteme), gute Lateinkenntnisse, fundierte Kenntnisse der österreichischen Verwaltungsgeschichte, Fähigkeiten zur Umsetzung wissenschaftlicher Forschung in Wort und Schrift, auch in populärwissenschaftlicher Form.

Erwünscht sind weiters: Teamfähigkeit sowie die Kenntnis mehrerer lebender Fremdsprachen, insbesondere Italienisch und Slowenisch.

Bewerbungsfrist: Die Bewerbungen müssen bis 28. 2. 2017 im Kärntner Landesarchiv, A-9020 Klagenfurt, St. Ruprechter Straße 7, eingelangt sein. Sie haben ausschließlich schriftlich unter Beifügung folgender Unterlagen zu erfolgen: Lebenslauf, Geburtsurkunde, Staatsbürgerschaftsnachweis, Nachweis des abgeschlossenen Studiums, Hinweis über die bisherige wissenschaftliche Tätigkeit, aussagekräftige Nachweise über die Erfüllung sämtlicher oben angeführter Voraussetzungen, bei männlichen Bewerbern Nachweis des abgeleisteten Präsenzoder Zivildienstes.

Entlohnung: In Anlehnung an das Vertragsbedienstetengesetz des Landes Kärnten, Entlohnungsgruppe a unter Anrechnung einschlägiger Vordienstzeiten und Zulagen. Hinweis: Die Aufnahme erfolgt in ein privatrechtliches Arbeitsverhältnis zur Anstalt Kärntner Landesarchiv, vorerst befristet auf ein Jahr.

Auswahlverfahren: Bewerberinnen/Bewerber, welche die laut Ausschreibung erforderlichen Unterlagen nicht beibringen, werden in das Auswahlverfahren nicht einbezogen. Bewerberinnen/Bewerber, die die geforderten Ausschreibungskriterien erfüllen, werden zu einem schriftlichen Eignungstest geladen. Die Bestgereihten erhalten anschließend die Möglichkeit, sich in einem Gespräch zu präsentieren. Es wird ausdrücklich darauf aufmerksam gemacht, dass ein Ersatz allfälliger Reisekosten oder Aufwendungen im Hinblick auf die Teilnahme am Auswahlverfahren nicht möglich ist.

Klagenfurt, 20. Jänner 2017

Dr. Wilhelm Wadl, Direktor

http://www.landesarchiv.ktn.gv.at/214172_DE

Planstelle im Höheren Archivdienst

ad Zahl: KLA-PERM-33/1-2017: Stellenausschreibung

Im Kärntner Landesarchiv gelangt ab 1. September 2017 eine Planstelle im Höheren Archivdienst zur Besetzung.

Aufgabengebiete: Bewertung, Übernahme, Ordnung und Erschließung von Archivgut; Kundenbetreuung (schriftlich und persönlich); Beteiligung an landeskundlicher und archivwissenschaftlicher Forschung; Öffentlichkeitsarbeit und populärwissenschaftliche Vermittlung.

Voraussetzungen: akademischer Grad des Universitätsstudiums Geschichte (zumindest Bachelorabschluss) in Verbindung mit dem Masterstudium Geschichtsforschung, Historische Hilfswissenschaften und Archivwissenschaft bzw. dem Ausbildungskurs des Instituts für Österreichische Geschichtsforschung oder mit einer Ausbildung an einer im EU-Raum vergleichbaren Ausbildungsstätte; österreichische Staatsbürgerschaft oder die eines sonstigen Vertragsstaates des europäischen Wirtschaftsraumes und die der Verwendung entsprechende Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift.

Darüber hinaus sind nachzuweisen: Fundierte Kenntnisse in allen historischen Hilfswissenschaften und archivwissenschaftlichen Fächern, gute Kenntnisse der internationalen archivischen Erschließungsstandards, fundierte EDV-Kenntnisse im Anwenderbereich (Word, Excel, Archivinformationssysteme), gute Lateinkenntnisse, fundierte Kenntnisse der österreichischen Verwaltungsgeschichte, Fähigkeiten zur Umsetzung wissenschaftlicher Forschung in Wort und Schrift, auch in populärwissenschaftlicher Form.

Erwünscht sind weiters: Teamfähigkeit sowie die Kenntnis mehrerer lebender Fremdsprachen, insbesondere Italienisch und Slowenisch.

Bewerbungsfrist: Die Bewerbungen müssen bis 28. 2. 2017 im Kärntner Landesarchiv, A-9020 Klagenfurt, St. Ruprechter Straße 7, eingelangt sein. Sie haben ausschließlich schriftlich unter Beifügung folgender Unterlagen zu erfolgen: Lebenslauf, Geburtsurkunde, Staatsbürgerschaftsnachweis, Nachweis des abgeschlossenen Studiums, Hinweis über die bisherige wissenschaftliche Tätigkeit, aussagekräftige Nachweise über die Erfüllung sämtlicher oben angeführter Voraussetzungen, bei männlichen Bewerbern Nachweis des abgeleisteten Präsenz- oder Zivildienstes.

Entlohnung: In Anlehnung an das Vertragsbedienstetengesetz des Landes Kärnten, Entlohnungsgruppe a unter Anrechnung einschlägiger Vordienstzeiten und Zulagen. Hinweis: Die Aufnahme erfolgt in ein privatrechtliches Arbeitsverhältnis zur Anstalt Kärntner Landesarchiv, vorerst befristet auf ein Jahr.

Auswahlverfahren: Bewerberinnen/Bewerber, welche die laut Ausschreibung erforderlichen Unterlagen nicht beibringen, werden in das Auswahlverfahren nicht einbezogen.
Bewerberinnen/Bewerber, die die geforderten Ausschreibungskriterien erfüllen, werden zu einem schriftlichen Eignungstest geladen. Die Bestgereihten erhalten anschließend die Möglichkeit, sich in einem Gespräch zu präsentieren.

Es wird ausdrücklich darauf aufmerksam gemacht, dass ein Ersatz allfälliger Reisekosten oder Aufwendungen im Hinblick auf die Teilnahme am Auswahlverfahren nicht möglich ist.

Klagenfurt, 20. Jänner 2017

Dr. Wilhelm Wadl, Direktor

IAEA, Archives and Records Management Section, Internship

ARMS Internship – (TAL-MTGS20160518-001)

Primary Location : Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters
Job Posting : 2016-10-11, 5:52:58 PM
Closing Date : 2016-10-25, 11:59:00 PM

Contract Type: Interns

The internship will be for a duration of six months.

Tentative start date is mid-November/December 2016.

Internships

The IAEA accepts a limited number of interns each year. The internships are awarded to persons studying towards a university degree or who have recently received a degree (see the Internship web pages for further details).

The purpose of the programme is:

  • to provide interns with the opportunity to gain practical work experience in line with their studies or interests, and expose them to the work of the IAEA and the United Nations as a whole;
  • to benefit the IAEA’s programmes through the assistance of qualified students specialized in various professional fields.

The duration of an internship is normally not less than three months and not more than one year.

Organizational Setting

The Department of Management (MT) provides a ‘platform of services’ that serves as a foundation for the successful delivery of the IAEA’s scientific and technical programmes. Its mission statement is as follows: “MT is a partner and a business enabler that champions change and efficiency, leveraging a common purpose”. Thus, among other support activities, it assists a scientific manager in recruiting the right expert, helps a technical officer coordinate the purchase of radiation equipment and ensures that all Board documents are translated and distributed on a timely basis to Member States.

The Division of General Services provides service functions throughout the IAEA such as travel and transport support, facilities management, archives and records management, and management of the VIC Commissary. It has five sections.

The Archives and Records Management Section establishes a framework for the creation and management of authentic, reliable and usable records, capable of supporting IAEA business functions and activities for as long as they are required. The Section is divided into three Units: Mail, Records and the Archives Unit.

Main Purpose

The internship is designed to provide experience in Archives and Records Management Section.

Functions / Key Results Expected

• Archival processing constituting appraisal of semi-current records

• Assisting in developing promotional activities such as guided tours, exhibitions, and development of an online portal

• Creation of finding aids and drafting series level descriptions based on the ISAD (G)

• Developing strategies in long-term preservation of digital records

• Revision of the institution-wide functional file plan

• Revision of the institution-wide retention schedule

Knowledge, Skills and Abilities Required

Skills and Expertise

  •  MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Qualifications and Experience

  • Undergraduate degree or graduate level studies in the relevant fields in archives and records management

Applicant Eligibility

  • Candidates must be a minimum of 20 years of age and have completed at least three years of full-time studies at a university or equivalent institution towards the completion of a first degree.

  • Candidates must not previously have participated in the IAEA’s internship programme.

  • Candidates may apply up to one year after the completion of a bachelor’s, master’s or doctorate degree.

  • Fluency in written and spoken English; fluency in any other IAEA official languages (Arabic, Chinese, French, Russian, Spanish) an asset.

  • Candidates must attach two signed letters of recommendation to their application.

     

https://iaea.taleo.net/careersection/interns/jobdetail.ftl?job=TAL-MTGS20160518-001

Archivar/Archivarin

Die Verwaltungsgemeinschaften Nabburg und Pfreimd suchen zur Erledigung der Archivarbeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Archivarin/Archivar

Aufgabenschwerpunkte:

– EDV-gestützte Erschließung alter Archivbestände und fachtechnische Maßnahmen zur Erhaltung der Überlieferungen
– Bewertung, Übernahme und EDV-gestützte Erschließung von analogen und digitalen Unterlagen aus den Kommunalverwaltungen sowie von
Sammlungs­ gut und Nachlässen
– Beratung und Betreuung der Archivbenutzer/innen, Ausheben und Reponieren der Archivalien
– Bearbeitung von schriftlichen und mündlichen Anfragen
– Beratung und Unterstützung der Mitgliedsgemeinden in allen archivfachlichen Fragen
– Mitwirkung an der Entwicklung eines Konzepts für die digitale Langzeitarchi­ vierung und an dessen Umsetzung
– Vorbereitung und Durchführung von Ausstellungen und Vorträgen
– Erarbeitung von Veröffentlichungen zur Lokal- und Regionalgeschichte

Anforderungen:

– Fachlaufbahn Bildung und Wissenschaft, fachlicher Schwerpunkt Archivwesen (ehem. gehobener Dienst) bzw. abgeschlossenes
Hochschulstudium der Kulturwissenschaften oder der (Kunst-)Geschichte in einem Archiv
– Sichere Anwendung der archivischen Bewertungsgrundsätze und der Rechts­ vorschriften (Archivrecht, Urheberrecht)
– Sehr gute Kenntnisse im Lesen von Schreibschriften des 14. bis 20. Jahrhun­derts
– Fundierte EDV-Kenntnisse zur Erschließung von Archivgut
– Fähigkeit zum strukturierten, gewissenhaften, zuverlässigen und selbständigen Arbeiten
– Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
– Flexibilität, Kommunikations- und Teamfähigkeit
– Verhandlungs- und Organisationsgeschick
– Solide Kenntnisse der bayerischen Landes- und der Regionalgeschichte
– Bereitschaft zur engen fachlichen Kooperation mit der staatlichen Archivver­waltung
– Bereitschaft zum Einsatz an verschiedenen Archivstandorten
– Führerschein Klasse B mit Bereitschaft, den eigenen PKW für Dienstfahrten gegen Kostenerstattung einzusetzen

Das Beschäftigungsverhältnis ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir bieten Ihnen eine interessante, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit sowie eine leistungsgerechte Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).

Für Auskünfte zum Aufgabengebiet steht Ihnen Herr Sorgenfrei (Tel. 09433/1825) gerne zur Verfügung.

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung bis spätestens 17.10.2016an die Verwaltungsgemeinschaft Nabburg, Oberer Markt 16, 92507 Nabburg bzw. in elektronischer Form an hans.sorgenfrei@vg-nabburg.de.

http://www.vg-nabburg.de/Stellenausschreibung-VG-Nabburg-Archivarin-Archivar-.php?object=tx%7c1772.985&ModID=7&FID=1772.2662.1&mNavID=1772.6&La=1

Archives Assistant

Archives Assistant(G5)  (2016/0447 (001531))

Organization : MTGS-Archives Unit

Primary Location: : Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting: 2016-09-15, 3:34:27 PM

Closing Date: 2016-09-29, 11:59:00 PM
Duration in Months: 6
Contract Type: Monthly Short Term – MST
  

This vacancy notice has been re-opened. Applicants who have already submitted their application do not need to re-submit their application. All existing applications are still under consideration.

Type and Duration of Appointment

Monthly Short Term, 6 months

Staff members eligible for a Development Reassignment (DR) may be assigned through the mobility programme.

Organizational Setting

The Department of Management (MT) provides a ‘platform of services’ that serves as a foundation for the successful delivery of the IAEA’s scientific and technical programmes. Its mission statement is as follows: “MT is a partner and a business enabler that champions change and efficiency, leveraging a common purpose”. Thus, among other support activities, it assists a scientific manager in recruiting the right expert, helps a technical officer coordinate the purchase of radiation equipment and ensures that all Board documents are translated and distributed on a timely basis to Member States.

The Division of General Services provides service functions throughout the IAEA such as travel and transport support, facilities management, archives and records management, and management of the VIC Commissary. It has five sections.

The Archives and Records Management Section establishes a framework for the creation and management of authentic, reliable and usable records, capable of supporting IAEA business functions and activities for as long as they are required. The Section is divided into three Units: Mail, Records and the Archives Unit.

Main Purpose

Under the supervision of the supervisor of the Archives Unit, the Archives Assistant contributes to the operation of the records centre and the long term preservation of historical records under custody of the IAEA Archives. He/she manages daily operations of components of the archives management programme and carries out activities in connection with records transfers, disposition and appraisal, retrieval and long term preservation of historical records in all media, retention and storage management.

Functions / Key Results Expected

  • Carry out archives business activities (transfer, storage of physical media and location management, arrangement and archival description, appraisal, information retrieval services, long term preservation) as assigned in the work plan.
  • Coordinate daily operations of the Archives Unit ensuring that services (retrieval, transfers) are performed efficiently, in a timely and customer-oriented manner compliant to established operating procedures.
  • Provide reference and research services to Agency staff and external researchers monitoring access control rules and regulations.
  • Coordinate specific projects performed in a small team of 2-3 staff members by monitoring and regularly reporting work progress and quality of results.Provide logistical support to all formal training activities, and provides guidance to Records Office Coordinators to ensure compliance with established standard procedures.
  • Support declassification reviews by screening records for security-classified materials as part of declassification procedures.

Competencies and Expertise

Core Competencies

  • Planning and Organizing: Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section’s priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.
  • Communication: Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.
  • Achieving Results: Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division’s programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.
  • Teamwork: Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.

Functional Competencies

  • Knowledge sharing and learning: Actively seeks opportunities to learn by formal and informal means; learns from others, adopting and sharing best practice.
  • Judgement/decision making: Consults with supervisor/manager and makes decisions in full compliance with the Agency’s regulations and rules.

Required Expertise

  • Administrative Support: Administrative Support|Discretion and Respect for Confidentiality: Ability to act with diplomacy and discretion with regard to information security and protection of confidential information.
  • Administrative Support: Administrative Support|MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint): Proficiency in MS Office 2010, practical experience in working with databases and the Agency’s archives management software applications (Livelink).
  • General Services: General Services|Archives Management: Good knowledge of archives management business functions and relevant international standards.
  • General Services: General Services|Data Management: High level of accuracy in data entry and ability to extract key elements from written information.

Qualifications, Experience and Language skills

  • Completed secondary education.
  • A minimum of five years of clerical experience, two years of which are related to archives management activities.
  • Thorough knowledge of IAEA organizational structure, programmes and activities is desirable.
  • Good health and physical condition in order to lift boxes of records weighing 15 kg and to work in a dusty environment.
  • English Language Test (Level 2) and English Typing Test (Level 2) to IAEA standard.
  • Excellent command of written and spoken English. Knowledge of any other official Agency language (Arabic, Chinese, French, Russian, Spanish) an asset.

Remuneration

The IAEA offers an attractive remuneration package including a tax-free monthly net base salary starting at EUR 3 605 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance), 6 weeks‘ annual vacation, pension plan and health insurance

Appointment is subject to a satisfactory medical report. Recruitment will be on a LOCAL BASIS only. Outside applicants are required to supply to the IAEA or to authorize it to seek all information relevant to their suitability for employment by the IAEA. Testing may be part of the recruitment process.
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Applicants should be aware that IAEA staff members are international civil servants and may not accept instructions from any other authority. The IAEA is committed to applying the highest ethical standards in carrying out its mandate. As part of the United Nations common system, the IAEA subscribes to the following core ethical standards (or values): Integrity, Professionalism and Respect for diversity. Staff members may be assigned to any location. The IAEA retains the discretion not to make any appointment to this vacancy, to make an appointment at a lower grade or with a different contract type, or to make an appointment with a modified job description or for shorter duration than indicated above.
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https://iaea.taleo.net/careersection/ex/jobdetail.ftl?job=2016/0447%20(001531)

Temporary Senior Records Management Assistant

Job Title                        Temporary Senior Records Management Assistant

Organization Name         OSCE Secretariat

Location                        Vienna

Grade                           G6

Closing Date of application           21-06-2016

No. of Posts                  1

Background                   Please note that this is a temporary position until 31 December 2016 with possibility of an extension.

The Records Management Unit (RMU) currently comprises four staff members who are responsible for registering official correspondence, overseeing the systematic transfer and destruction of records, handling reference requests, and developing record-keeping tools and resources. RMU also provides advisory services on record-keeping to all OSCE executive structures and actively promotes best practices in records management.

Required competencies

Core values

  • Commitment: Actively contributes to achieving organizational goals
  • Diversity: Respects others and values their diverse perspectives and contributions
  • Integrity: Acts in a manner consistent with the Organization’s core values and organizational principles
  • Accountability: Takes responsibility for own action and delegated work

Core competencies

  • Communication: Actively works to achieve clear and transparent communication with colleagues and with stakeholders of the Organization
  • Collaboration: Works effectively with others on common goals and fosters a positive, trust-based working environment
  • Planning: Works towards the achievement of goals in a structured and measured manner
  • Analysis and decision-making: Analyses available information, draws well-founded conclusions and takes appropriate decisions
  • Initiative-taking: Proposes and initiates new ideas, activities and projects
  • Flexibility: Responds positively and effectively to changing circumstances

Managerial competencies (for positions with managerial responsibilities)

  • Leadership: Provides a clear sense of direction, builds trust and creates an enabling environment
  • Strategic thinking: Identifies goals that advance the organizational agenda and develops plans for achieving them
  • Managing performance: Helps to maximize team performance by providing active feedback and skill development opportunities

Tasks and Responsibilities    

Under the direct supervision of the Chief, Records Management, the Temporary Senior Records Management Assistant will perform a variety of duties including project-related work as well as administrative tasks. The Temporary Senior Records Management Assistant’s tasks include:

  • Identifying and documenting requirements for records-related projects;
  • Communicating requirements to ICT team;
  • Developing and documenting procedures, user guides, and other reference material;
  • Defining criteria for user acceptance testing, providing feedback and identifying issues;
  • Developing and delivering training to users;
  • Appraising backlog files and integrating them into the Secretariat’s records holdings;
  • Conducting records-related exit procedures for staff members leaving the organization;
  • Assisting with notes verbales administration;
  • Researching a range of information management topics and providing recommendations;
  • Performing other related duties as assigned.

Necessary Qualifications

  • Completed secondary education;
  • A minimum of six years of experience in information management, specifically records management, archival science or library science;
  • Strong knowledge in records management standards and best practices;
  • Experience working on implementation projects relating to records management systems would be an asset;
  • Professional fluency in English; knowledge of other OSCE languages would be an asset;
  • Computer literate with practical experience using Microsoft applications;
  • Experience of working in a multilateral/multicultural environment;
  • Analytical; detail-oriented; client-oriented;
  • Ability to work under time pressure and with tight deadlines;
  • Demonstrated gender awareness and sensitivity, and an ability to integrate a gender perspective into tasks and activities;
  • Ability and willingness to work as a member of team, with people of different cultural, and religious backgrounds, different gender, and diverse political views, while maintaining impartiality and objectivity.

Remuneration Package

Monthly remuneration is EUR 4,245 (12 times a year). OSCE salaries are exempt from taxation in Austria. Social benefits will include possibility of participation in the Cigna medical insurance scheme.

Appointment will be made at step 1 of the applicable OSCE salary scale.

How To Apply: If you wish to apply for this position, please use the OSCE’s online application link found underhttp://www.osce.org/employment.

The OSCE retains the discretion to re-advertise the vacancy, to cancel the recruitment, to offer an appointment at a lower grade or to offer an appointment with a modified job description or for a different duration.

Only shortlisted applicants will be contacted.

Please note that vacancies in the OSCE are open for competition only amongst nationals of participating States, please seehttp://www.osce.org/states.

The OSCE is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages qualified female and male candidates from all religious, ethnic and social backgrounds to apply to become a part of the Organization.

Please note that for this position the OSCE does not reimburse expenses such as travel in connection with interviews, tests, visas and relocation.

Please be aware that the OSCE does not request payment at any stage of the application and review process.

Archivarin/Archivar (Universitätsbibliothek, -archiv und Musikinstrumentensammlung)

An der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz – Universitätsbibliothek, -archiv und Musikinstrumentensammlung (UBam) – gelangt im Universitätsarchiv  im Bereich des Allgemeinen Universitätspersonals ab 1. Juli 2016 befristet auf ein Jahr mit Verlängerungsmöglichkeit auf unbestimmte Zeit die Stelle einer/eines

Archivarin/Archivars

mit einem Beschäftigungsausmaß von 100 % (Verwendungsgruppe IIIa gem. § 54  des Kollektivvertrages für die Arbeitnehmer/innen der Universitäten) zur Besetzung. Das monatliche Mindestentgelt für die Verwendung beträgt derzeit € 1.921,50 brutto
(14x jährlich) und kann sich allenfalls auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen erhöhen. Eine Überzahlung des kollektivvertraglichen Mindestentgelts kann vereinbart werden.

Aufgabenbereiche

  • Magazinierung und Verzeichnung des für den laufenden Geschäftsgang nicht mehr benötigten Archivgutes der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz (Schwerpunkt audiovisuelle Bestände)
  • Betreuung des Archivinformationssystems
  • Betreuung des online Findbuchs des Universitätsarchivs
  • Zusammenarbeit mit den aktenführenden Stellen der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz zur Gewährleistung der fachgerechten Übergabe und  Aufbewahrung auf Dauer von archivwürdigen Unterlagen
  • Beratung von Benutzern/Benutzerinnen
  • Mitarbeit bei der Organisation, Durchführung und Konzeption von Projekten zur digitalen Langzeitarchivierung
  • Mitarbeit am archivinternen Qualitätsmanagement (ISAD-Normen etc.)
  • Inhaltliche Erschließung und Präsentation von Beständen des Universitätsarchivs
  • Mitarbeit an Projekten der Öffentlichkeitsarbeit des Universitätsarchivs
  • Mitarbeit an Veröffentlichungen zur Geschichte der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz

Allgemeine Anstellungserfordernisse

  • Strukturiertes Denkvermögen
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Stressresistenz
  • Teamfähigkeit
  • Bereitschaft zur fachlichen Weiterbildung
  • tadelloses Auftreten

Besondere Anstellungserfordernisse

  • umfassende EDV-Kenntnisse (einschließlich Bild- und Datenverarbeitung)
  • Erfahrung im Projektmanagement
  • musikalische und  tontechnische Fachkenntnisse
  • Grundkenntnisse im Bereich wissenschaftlichen Arbeitens
  • Kenntnisse im Bereich Musik- und Geschichtswissenschaften
  • Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift

Interessentinnen/Interessenten mit entsprechender Qualifikation werden eingeladen, ihre schriftliche Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis spätestens

  1. Juni 2016

unter der GZ 24/16 per E-Mail in einem PDF-Dokument an bewerbung(at)kug.ac.at zu senden.

Die Universität strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert deshalb Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

Die Bewerber/innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

Im Sinne des sozialen Nachhaltigkeitskonzepts der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz, das besondere Bedürfnisse in all ihren Aspekten interpretiert, werden Menschen mit solchen Bedürfnissen bei gleicher Qualifikation bevorzugt angestellt.

Siehe: https://www.csc-kug.at/jobinfo/kug/administrative-stellen.html

Schweizerisches Wirtschaftsarchiv, Basel

Mitarbeiter/in im Lektorat der Wirtschaftsdokumentation und als Informationsbibliothekar/in

100%
Das Schweizerische Wirtschaftsarchiv SWA und die UB Wirtschaft sind Teil der Universitätsbibliothek Basel. Die Institution verfügt über einen umfangreichen historischen Bestand an Dokumentationen und Archiven zur Schweizer Wirtschaft. Die aktuelle Sammlungstätigkeit erfolgt grösstenteils in elektronischer Form. Zudem ist sie für die Informationsversorgung der Wirtschaftswissenschaften, Soziologie und Politologie an der Universtiät Basel zuständig.
Für die Bereiche Wirtschaftsdokumentation und Informationstheke suchen wir per 1. Juni 2016 oder nach Vereinbarung einen I&D-Spezialist / eine I&D Spezialistin.
Ihre Aufgaben

  • Auswerten der Schweizerischen Tages- und Wochenzeitungen und Auswahl der Zeitungsausschnitte für die Wirtschaftsdokumentation des SWA
  • Überwachen der Webseiten von Wirtschaftsakteurinnen/-akteuren und Entscheid über die Auswahl der zu archivierenden digitalen Dokumente für die Wirtschaftsdokumentation des SWA
  • Sacherschliessung der ausgewählten Dokumente
  • Leitung und Durchführung von Projekten im Bereich der Wirtschaftsdokumentation
  • Beratung der Benutzerinnen und Benutzer vor Ort, telefonisch oder schriftlich bei der Literatursuche und der Recherche in der Wirtschaftsdokumentation und den Archivbeständen
Ihr Profil

  • Hochschulabschluss
  • Überdurchschnittliche Kenntnisse der wirtschaftlichen und politischen Zusammenhänge in der Schweiz auf nationaler, kantonaler und regionaler Ebene
  • Erfahrung als Informationsbibliothekar/in
  • Erfahrung in Projektmanagement
  • Sehr gute Katalogisierungskenntnisse
  • Sehr gute Kenntnisse der französischen Sprache
  • Hohe Dienstleistungsbereitschaft, Selbständigkeit, Teamfähigkeit und Freude am Kontakt mit dem Publikum
Wir bieten Ihnen

  • Ein spannendes berufliches Umfeld in einer lebendigen Archiv-, Bibliotheks- und Dokumentationsinstitution
  • Arbeitsplatz in der Nähe des Bahnhofs SBB in Basel
  • Anstellungsbedingungen gemäss den Richtlinien der Universität Basel
Bewerbung / Kontakt
Weitere Auskünfte erteilt Ihnen Irene Amstutz, Leiterin UB Wirtschaft – Schweizerisches Wirtschaftsarchiv (Irene.amstutz@unibas.ch oder 061 267 32 02)

Bitte richten Sie ihre Bewerbung bis zum 18. April 2016 per E-Mail an sekretariat-ub@unibas.ch oder Post an: Öffentliche Bibliothek der Universität Basel, Personalsekretariat, Kennwort «Lektorat SWA», Schönbeinstrasse 18-20, 4056 Basel

http://www.ub.unibas.ch/ub-wirtschaft-swa