Planstelle im Höheren Archivdienst

ad Zahl: KLA-PERM-33/1-2017

Stellenausschreibung

Im Kärntner Landesarchiv gelangt ab 1. September 2017 eine Planstelle im Höheren Archivdienst zur Besetzung.

Aufgabengebiete: Bewertung, Übernahme, Ordnung und Erschließung von Archivgut; Kundenbetreuung (schriftlich und persönlich); Beteiligung an landeskundlicher und archivwissenschaftlicher Forschung; Öffentlichkeitsarbeit und populärwissenschaftliche Vermittlung.

Voraussetzungen: akademischer Grad des Universitätsstudiums Geschichte (zumindest Bachelorabschluss) in Verbindung mit dem Masterstudium Geschichtsforschung, Historische Hilfswissenschaften und Archivwissenschaft bzw. dem Ausbildungskurs des Instituts für Österreichische Geschichtsforschung oder mit einer Ausbildung an einer im EU-Raum vergleichbaren Ausbildungsstätte; österreichische Staatsbürgerschaft oder die eines sonstigen Vertragsstaates des europäischen Wirtschaftsraumes und die der Verwendung entsprechende Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift.

Darüber hinaus sind nachzuweisen: Fundierte Kenntnisse in allen historischen Hilfswissenschaften und archivwissenschaftlichen Fächern, gute Kenntnisse der internationalen archivischen Erschließungsstandards, fundierte EDV-Kenntnisse im Anwenderbereich (Word, Excel, Archivinformationssysteme), gute Lateinkenntnisse, fundierte Kenntnisse der österreichischen Verwaltungsgeschichte, Fähigkeiten zur Umsetzung wissenschaftlicher Forschung in Wort und Schrift, auch in populärwissenschaftlicher Form.

Erwünscht sind weiters: Teamfähigkeit sowie die Kenntnis mehrerer lebender Fremdsprachen, insbesondere Italienisch und Slowenisch.

Bewerbungsfrist: Die Bewerbungen müssen bis 28. 2. 2017 im Kärntner Landesarchiv, A-9020 Klagenfurt, St. Ruprechter Straße 7, eingelangt sein. Sie haben ausschließlich schriftlich unter Beifügung folgender Unterlagen zu erfolgen: Lebenslauf, Geburtsurkunde, Staatsbürgerschaftsnachweis, Nachweis des abgeschlossenen Studiums, Hinweis über die bisherige wissenschaftliche Tätigkeit, aussagekräftige Nachweise über die Erfüllung sämtlicher oben angeführter Voraussetzungen, bei männlichen Bewerbern Nachweis des abgeleisteten Präsenzoder Zivildienstes.

Entlohnung: In Anlehnung an das Vertragsbedienstetengesetz des Landes Kärnten, Entlohnungsgruppe a unter Anrechnung einschlägiger Vordienstzeiten und Zulagen. Hinweis: Die Aufnahme erfolgt in ein privatrechtliches Arbeitsverhältnis zur Anstalt Kärntner Landesarchiv, vorerst befristet auf ein Jahr.

Auswahlverfahren: Bewerberinnen/Bewerber, welche die laut Ausschreibung erforderlichen Unterlagen nicht beibringen, werden in das Auswahlverfahren nicht einbezogen. Bewerberinnen/Bewerber, die die geforderten Ausschreibungskriterien erfüllen, werden zu einem schriftlichen Eignungstest geladen. Die Bestgereihten erhalten anschließend die Möglichkeit, sich in einem Gespräch zu präsentieren. Es wird ausdrücklich darauf aufmerksam gemacht, dass ein Ersatz allfälliger Reisekosten oder Aufwendungen im Hinblick auf die Teilnahme am Auswahlverfahren nicht möglich ist.

Klagenfurt, 20. Jänner 2017

Dr. Wilhelm Wadl, Direktor

http://www.landesarchiv.ktn.gv.at/214172_DE

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Planstelle im Höheren Archivdienst

ad Zahl: KLA-PERM-33/1-2017: Stellenausschreibung

Im Kärntner Landesarchiv gelangt ab 1. September 2017 eine Planstelle im Höheren Archivdienst zur Besetzung.

Aufgabengebiete: Bewertung, Übernahme, Ordnung und Erschließung von Archivgut; Kundenbetreuung (schriftlich und persönlich); Beteiligung an landeskundlicher und archivwissenschaftlicher Forschung; Öffentlichkeitsarbeit und populärwissenschaftliche Vermittlung.

Voraussetzungen: akademischer Grad des Universitätsstudiums Geschichte (zumindest Bachelorabschluss) in Verbindung mit dem Masterstudium Geschichtsforschung, Historische Hilfswissenschaften und Archivwissenschaft bzw. dem Ausbildungskurs des Instituts für Österreichische Geschichtsforschung oder mit einer Ausbildung an einer im EU-Raum vergleichbaren Ausbildungsstätte; österreichische Staatsbürgerschaft oder die eines sonstigen Vertragsstaates des europäischen Wirtschaftsraumes und die der Verwendung entsprechende Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift.

Darüber hinaus sind nachzuweisen: Fundierte Kenntnisse in allen historischen Hilfswissenschaften und archivwissenschaftlichen Fächern, gute Kenntnisse der internationalen archivischen Erschließungsstandards, fundierte EDV-Kenntnisse im Anwenderbereich (Word, Excel, Archivinformationssysteme), gute Lateinkenntnisse, fundierte Kenntnisse der österreichischen Verwaltungsgeschichte, Fähigkeiten zur Umsetzung wissenschaftlicher Forschung in Wort und Schrift, auch in populärwissenschaftlicher Form.

Erwünscht sind weiters: Teamfähigkeit sowie die Kenntnis mehrerer lebender Fremdsprachen, insbesondere Italienisch und Slowenisch.

Bewerbungsfrist: Die Bewerbungen müssen bis 28. 2. 2017 im Kärntner Landesarchiv, A-9020 Klagenfurt, St. Ruprechter Straße 7, eingelangt sein. Sie haben ausschließlich schriftlich unter Beifügung folgender Unterlagen zu erfolgen: Lebenslauf, Geburtsurkunde, Staatsbürgerschaftsnachweis, Nachweis des abgeschlossenen Studiums, Hinweis über die bisherige wissenschaftliche Tätigkeit, aussagekräftige Nachweise über die Erfüllung sämtlicher oben angeführter Voraussetzungen, bei männlichen Bewerbern Nachweis des abgeleisteten Präsenz- oder Zivildienstes.

Entlohnung: In Anlehnung an das Vertragsbedienstetengesetz des Landes Kärnten, Entlohnungsgruppe a unter Anrechnung einschlägiger Vordienstzeiten und Zulagen. Hinweis: Die Aufnahme erfolgt in ein privatrechtliches Arbeitsverhältnis zur Anstalt Kärntner Landesarchiv, vorerst befristet auf ein Jahr.

Auswahlverfahren: Bewerberinnen/Bewerber, welche die laut Ausschreibung erforderlichen Unterlagen nicht beibringen, werden in das Auswahlverfahren nicht einbezogen.
Bewerberinnen/Bewerber, die die geforderten Ausschreibungskriterien erfüllen, werden zu einem schriftlichen Eignungstest geladen. Die Bestgereihten erhalten anschließend die Möglichkeit, sich in einem Gespräch zu präsentieren.

Es wird ausdrücklich darauf aufmerksam gemacht, dass ein Ersatz allfälliger Reisekosten oder Aufwendungen im Hinblick auf die Teilnahme am Auswahlverfahren nicht möglich ist.

Klagenfurt, 20. Jänner 2017

Dr. Wilhelm Wadl, Direktor

IAEA, Archives and Records Management Section, Internship

ARMS Internship – (TAL-MTGS20160518-001)

Primary Location : Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters
Job Posting : 2016-10-11, 5:52:58 PM
Closing Date : 2016-10-25, 11:59:00 PM

Contract Type: Interns

The internship will be for a duration of six months.

Tentative start date is mid-November/December 2016.

Internships

The IAEA accepts a limited number of interns each year. The internships are awarded to persons studying towards a university degree or who have recently received a degree (see the Internship web pages for further details).

The purpose of the programme is:

  • to provide interns with the opportunity to gain practical work experience in line with their studies or interests, and expose them to the work of the IAEA and the United Nations as a whole;
  • to benefit the IAEA’s programmes through the assistance of qualified students specialized in various professional fields.

The duration of an internship is normally not less than three months and not more than one year.

Organizational Setting

The Department of Management (MT) provides a ‘platform of services’ that serves as a foundation for the successful delivery of the IAEA’s scientific and technical programmes. Its mission statement is as follows: “MT is a partner and a business enabler that champions change and efficiency, leveraging a common purpose”. Thus, among other support activities, it assists a scientific manager in recruiting the right expert, helps a technical officer coordinate the purchase of radiation equipment and ensures that all Board documents are translated and distributed on a timely basis to Member States.

The Division of General Services provides service functions throughout the IAEA such as travel and transport support, facilities management, archives and records management, and management of the VIC Commissary. It has five sections.

The Archives and Records Management Section establishes a framework for the creation and management of authentic, reliable and usable records, capable of supporting IAEA business functions and activities for as long as they are required. The Section is divided into three Units: Mail, Records and the Archives Unit.

Main Purpose

The internship is designed to provide experience in Archives and Records Management Section.

Functions / Key Results Expected

• Archival processing constituting appraisal of semi-current records

• Assisting in developing promotional activities such as guided tours, exhibitions, and development of an online portal

• Creation of finding aids and drafting series level descriptions based on the ISAD (G)

• Developing strategies in long-term preservation of digital records

• Revision of the institution-wide functional file plan

• Revision of the institution-wide retention schedule

Knowledge, Skills and Abilities Required

Skills and Expertise

  •  MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Qualifications and Experience

  • Undergraduate degree or graduate level studies in the relevant fields in archives and records management

Applicant Eligibility

  • Candidates must be a minimum of 20 years of age and have completed at least three years of full-time studies at a university or equivalent institution towards the completion of a first degree.

  • Candidates must not previously have participated in the IAEA’s internship programme.

  • Candidates may apply up to one year after the completion of a bachelor’s, master’s or doctorate degree.

  • Fluency in written and spoken English; fluency in any other IAEA official languages (Arabic, Chinese, French, Russian, Spanish) an asset.

  • Candidates must attach two signed letters of recommendation to their application.

     

https://iaea.taleo.net/careersection/interns/jobdetail.ftl?job=TAL-MTGS20160518-001

Archivar/Archivarin

Die Verwaltungsgemeinschaften Nabburg und Pfreimd suchen zur Erledigung der Archivarbeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Archivarin/Archivar

Aufgabenschwerpunkte:

– EDV-gestützte Erschließung alter Archivbestände und fachtechnische Maßnahmen zur Erhaltung der Überlieferungen
– Bewertung, Übernahme und EDV-gestützte Erschließung von analogen und digitalen Unterlagen aus den Kommunalverwaltungen sowie von
Sammlungs­ gut und Nachlässen
– Beratung und Betreuung der Archivbenutzer/innen, Ausheben und Reponieren der Archivalien
– Bearbeitung von schriftlichen und mündlichen Anfragen
– Beratung und Unterstützung der Mitgliedsgemeinden in allen archivfachlichen Fragen
– Mitwirkung an der Entwicklung eines Konzepts für die digitale Langzeitarchi­ vierung und an dessen Umsetzung
– Vorbereitung und Durchführung von Ausstellungen und Vorträgen
– Erarbeitung von Veröffentlichungen zur Lokal- und Regionalgeschichte

Anforderungen:

– Fachlaufbahn Bildung und Wissenschaft, fachlicher Schwerpunkt Archivwesen (ehem. gehobener Dienst) bzw. abgeschlossenes
Hochschulstudium der Kulturwissenschaften oder der (Kunst-)Geschichte in einem Archiv
– Sichere Anwendung der archivischen Bewertungsgrundsätze und der Rechts­ vorschriften (Archivrecht, Urheberrecht)
– Sehr gute Kenntnisse im Lesen von Schreibschriften des 14. bis 20. Jahrhun­derts
– Fundierte EDV-Kenntnisse zur Erschließung von Archivgut
– Fähigkeit zum strukturierten, gewissenhaften, zuverlässigen und selbständigen Arbeiten
– Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
– Flexibilität, Kommunikations- und Teamfähigkeit
– Verhandlungs- und Organisationsgeschick
– Solide Kenntnisse der bayerischen Landes- und der Regionalgeschichte
– Bereitschaft zur engen fachlichen Kooperation mit der staatlichen Archivver­waltung
– Bereitschaft zum Einsatz an verschiedenen Archivstandorten
– Führerschein Klasse B mit Bereitschaft, den eigenen PKW für Dienstfahrten gegen Kostenerstattung einzusetzen

Das Beschäftigungsverhältnis ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir bieten Ihnen eine interessante, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit sowie eine leistungsgerechte Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).

Für Auskünfte zum Aufgabengebiet steht Ihnen Herr Sorgenfrei (Tel. 09433/1825) gerne zur Verfügung.

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung bis spätestens 17.10.2016an die Verwaltungsgemeinschaft Nabburg, Oberer Markt 16, 92507 Nabburg bzw. in elektronischer Form an hans.sorgenfrei@vg-nabburg.de.

http://www.vg-nabburg.de/Stellenausschreibung-VG-Nabburg-Archivarin-Archivar-.php?object=tx%7c1772.985&ModID=7&FID=1772.2662.1&mNavID=1772.6&La=1

Archives Assistant

Archives Assistant(G5)  (2016/0447 (001531))

Organization : MTGS-Archives Unit

Primary Location: : Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting: 2016-09-15, 3:34:27 PM

Closing Date: 2016-09-29, 11:59:00 PM
Duration in Months: 6
Contract Type: Monthly Short Term – MST
  

This vacancy notice has been re-opened. Applicants who have already submitted their application do not need to re-submit their application. All existing applications are still under consideration.

Type and Duration of Appointment

Monthly Short Term, 6 months

Staff members eligible for a Development Reassignment (DR) may be assigned through the mobility programme.

Organizational Setting

The Department of Management (MT) provides a ‘platform of services’ that serves as a foundation for the successful delivery of the IAEA’s scientific and technical programmes. Its mission statement is as follows: “MT is a partner and a business enabler that champions change and efficiency, leveraging a common purpose”. Thus, among other support activities, it assists a scientific manager in recruiting the right expert, helps a technical officer coordinate the purchase of radiation equipment and ensures that all Board documents are translated and distributed on a timely basis to Member States.

The Division of General Services provides service functions throughout the IAEA such as travel and transport support, facilities management, archives and records management, and management of the VIC Commissary. It has five sections.

The Archives and Records Management Section establishes a framework for the creation and management of authentic, reliable and usable records, capable of supporting IAEA business functions and activities for as long as they are required. The Section is divided into three Units: Mail, Records and the Archives Unit.

Main Purpose

Under the supervision of the supervisor of the Archives Unit, the Archives Assistant contributes to the operation of the records centre and the long term preservation of historical records under custody of the IAEA Archives. He/she manages daily operations of components of the archives management programme and carries out activities in connection with records transfers, disposition and appraisal, retrieval and long term preservation of historical records in all media, retention and storage management.

Functions / Key Results Expected

  • Carry out archives business activities (transfer, storage of physical media and location management, arrangement and archival description, appraisal, information retrieval services, long term preservation) as assigned in the work plan.
  • Coordinate daily operations of the Archives Unit ensuring that services (retrieval, transfers) are performed efficiently, in a timely and customer-oriented manner compliant to established operating procedures.
  • Provide reference and research services to Agency staff and external researchers monitoring access control rules and regulations.
  • Coordinate specific projects performed in a small team of 2-3 staff members by monitoring and regularly reporting work progress and quality of results.Provide logistical support to all formal training activities, and provides guidance to Records Office Coordinators to ensure compliance with established standard procedures.
  • Support declassification reviews by screening records for security-classified materials as part of declassification procedures.

Competencies and Expertise

Core Competencies

  • Planning and Organizing: Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section’s priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.
  • Communication: Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.
  • Achieving Results: Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division’s programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.
  • Teamwork: Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.

Functional Competencies

  • Knowledge sharing and learning: Actively seeks opportunities to learn by formal and informal means; learns from others, adopting and sharing best practice.
  • Judgement/decision making: Consults with supervisor/manager and makes decisions in full compliance with the Agency’s regulations and rules.

Required Expertise

  • Administrative Support: Administrative Support|Discretion and Respect for Confidentiality: Ability to act with diplomacy and discretion with regard to information security and protection of confidential information.
  • Administrative Support: Administrative Support|MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint): Proficiency in MS Office 2010, practical experience in working with databases and the Agency’s archives management software applications (Livelink).
  • General Services: General Services|Archives Management: Good knowledge of archives management business functions and relevant international standards.
  • General Services: General Services|Data Management: High level of accuracy in data entry and ability to extract key elements from written information.

Qualifications, Experience and Language skills

  • Completed secondary education.
  • A minimum of five years of clerical experience, two years of which are related to archives management activities.
  • Thorough knowledge of IAEA organizational structure, programmes and activities is desirable.
  • Good health and physical condition in order to lift boxes of records weighing 15 kg and to work in a dusty environment.
  • English Language Test (Level 2) and English Typing Test (Level 2) to IAEA standard.
  • Excellent command of written and spoken English. Knowledge of any other official Agency language (Arabic, Chinese, French, Russian, Spanish) an asset.

Remuneration

The IAEA offers an attractive remuneration package including a tax-free monthly net base salary starting at EUR 3 605 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance), 6 weeks‘ annual vacation, pension plan and health insurance

Appointment is subject to a satisfactory medical report. Recruitment will be on a LOCAL BASIS only. Outside applicants are required to supply to the IAEA or to authorize it to seek all information relevant to their suitability for employment by the IAEA. Testing may be part of the recruitment process.
————————————————————————–
Applicants should be aware that IAEA staff members are international civil servants and may not accept instructions from any other authority. The IAEA is committed to applying the highest ethical standards in carrying out its mandate. As part of the United Nations common system, the IAEA subscribes to the following core ethical standards (or values): Integrity, Professionalism and Respect for diversity. Staff members may be assigned to any location. The IAEA retains the discretion not to make any appointment to this vacancy, to make an appointment at a lower grade or with a different contract type, or to make an appointment with a modified job description or for shorter duration than indicated above.
————————————————————————–

https://iaea.taleo.net/careersection/ex/jobdetail.ftl?job=2016/0447%20(001531)

Temporary Senior Records Management Assistant

Job Title                        Temporary Senior Records Management Assistant

Organization Name         OSCE Secretariat

Location                        Vienna

Grade                           G6

Closing Date of application           21-06-2016

No. of Posts                  1

Background                   Please note that this is a temporary position until 31 December 2016 with possibility of an extension.

The Records Management Unit (RMU) currently comprises four staff members who are responsible for registering official correspondence, overseeing the systematic transfer and destruction of records, handling reference requests, and developing record-keeping tools and resources. RMU also provides advisory services on record-keeping to all OSCE executive structures and actively promotes best practices in records management.

Required competencies

Core values

  • Commitment: Actively contributes to achieving organizational goals
  • Diversity: Respects others and values their diverse perspectives and contributions
  • Integrity: Acts in a manner consistent with the Organization’s core values and organizational principles
  • Accountability: Takes responsibility for own action and delegated work

Core competencies

  • Communication: Actively works to achieve clear and transparent communication with colleagues and with stakeholders of the Organization
  • Collaboration: Works effectively with others on common goals and fosters a positive, trust-based working environment
  • Planning: Works towards the achievement of goals in a structured and measured manner
  • Analysis and decision-making: Analyses available information, draws well-founded conclusions and takes appropriate decisions
  • Initiative-taking: Proposes and initiates new ideas, activities and projects
  • Flexibility: Responds positively and effectively to changing circumstances

Managerial competencies (for positions with managerial responsibilities)

  • Leadership: Provides a clear sense of direction, builds trust and creates an enabling environment
  • Strategic thinking: Identifies goals that advance the organizational agenda and develops plans for achieving them
  • Managing performance: Helps to maximize team performance by providing active feedback and skill development opportunities

Tasks and Responsibilities    

Under the direct supervision of the Chief, Records Management, the Temporary Senior Records Management Assistant will perform a variety of duties including project-related work as well as administrative tasks. The Temporary Senior Records Management Assistant’s tasks include:

  • Identifying and documenting requirements for records-related projects;
  • Communicating requirements to ICT team;
  • Developing and documenting procedures, user guides, and other reference material;
  • Defining criteria for user acceptance testing, providing feedback and identifying issues;
  • Developing and delivering training to users;
  • Appraising backlog files and integrating them into the Secretariat’s records holdings;
  • Conducting records-related exit procedures for staff members leaving the organization;
  • Assisting with notes verbales administration;
  • Researching a range of information management topics and providing recommendations;
  • Performing other related duties as assigned.

Necessary Qualifications

  • Completed secondary education;
  • A minimum of six years of experience in information management, specifically records management, archival science or library science;
  • Strong knowledge in records management standards and best practices;
  • Experience working on implementation projects relating to records management systems would be an asset;
  • Professional fluency in English; knowledge of other OSCE languages would be an asset;
  • Computer literate with practical experience using Microsoft applications;
  • Experience of working in a multilateral/multicultural environment;
  • Analytical; detail-oriented; client-oriented;
  • Ability to work under time pressure and with tight deadlines;
  • Demonstrated gender awareness and sensitivity, and an ability to integrate a gender perspective into tasks and activities;
  • Ability and willingness to work as a member of team, with people of different cultural, and religious backgrounds, different gender, and diverse political views, while maintaining impartiality and objectivity.

Remuneration Package

Monthly remuneration is EUR 4,245 (12 times a year). OSCE salaries are exempt from taxation in Austria. Social benefits will include possibility of participation in the Cigna medical insurance scheme.

Appointment will be made at step 1 of the applicable OSCE salary scale.

How To Apply: If you wish to apply for this position, please use the OSCE’s online application link found underhttp://www.osce.org/employment.

The OSCE retains the discretion to re-advertise the vacancy, to cancel the recruitment, to offer an appointment at a lower grade or to offer an appointment with a modified job description or for a different duration.

Only shortlisted applicants will be contacted.

Please note that vacancies in the OSCE are open for competition only amongst nationals of participating States, please seehttp://www.osce.org/states.

The OSCE is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages qualified female and male candidates from all religious, ethnic and social backgrounds to apply to become a part of the Organization.

Please note that for this position the OSCE does not reimburse expenses such as travel in connection with interviews, tests, visas and relocation.

Please be aware that the OSCE does not request payment at any stage of the application and review process.

Archivarin/Archivar (Universitätsbibliothek, -archiv und Musikinstrumentensammlung)

An der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz – Universitätsbibliothek, -archiv und Musikinstrumentensammlung (UBam) – gelangt im Universitätsarchiv  im Bereich des Allgemeinen Universitätspersonals ab 1. Juli 2016 befristet auf ein Jahr mit Verlängerungsmöglichkeit auf unbestimmte Zeit die Stelle einer/eines

Archivarin/Archivars

mit einem Beschäftigungsausmaß von 100 % (Verwendungsgruppe IIIa gem. § 54  des Kollektivvertrages für die Arbeitnehmer/innen der Universitäten) zur Besetzung. Das monatliche Mindestentgelt für die Verwendung beträgt derzeit € 1.921,50 brutto
(14x jährlich) und kann sich allenfalls auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen erhöhen. Eine Überzahlung des kollektivvertraglichen Mindestentgelts kann vereinbart werden.

Aufgabenbereiche

  • Magazinierung und Verzeichnung des für den laufenden Geschäftsgang nicht mehr benötigten Archivgutes der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz (Schwerpunkt audiovisuelle Bestände)
  • Betreuung des Archivinformationssystems
  • Betreuung des online Findbuchs des Universitätsarchivs
  • Zusammenarbeit mit den aktenführenden Stellen der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz zur Gewährleistung der fachgerechten Übergabe und  Aufbewahrung auf Dauer von archivwürdigen Unterlagen
  • Beratung von Benutzern/Benutzerinnen
  • Mitarbeit bei der Organisation, Durchführung und Konzeption von Projekten zur digitalen Langzeitarchivierung
  • Mitarbeit am archivinternen Qualitätsmanagement (ISAD-Normen etc.)
  • Inhaltliche Erschließung und Präsentation von Beständen des Universitätsarchivs
  • Mitarbeit an Projekten der Öffentlichkeitsarbeit des Universitätsarchivs
  • Mitarbeit an Veröffentlichungen zur Geschichte der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz

Allgemeine Anstellungserfordernisse

  • Strukturiertes Denkvermögen
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Stressresistenz
  • Teamfähigkeit
  • Bereitschaft zur fachlichen Weiterbildung
  • tadelloses Auftreten

Besondere Anstellungserfordernisse

  • umfassende EDV-Kenntnisse (einschließlich Bild- und Datenverarbeitung)
  • Erfahrung im Projektmanagement
  • musikalische und  tontechnische Fachkenntnisse
  • Grundkenntnisse im Bereich wissenschaftlichen Arbeitens
  • Kenntnisse im Bereich Musik- und Geschichtswissenschaften
  • Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift

Interessentinnen/Interessenten mit entsprechender Qualifikation werden eingeladen, ihre schriftliche Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis spätestens

  1. Juni 2016

unter der GZ 24/16 per E-Mail in einem PDF-Dokument an bewerbung(at)kug.ac.at zu senden.

Die Universität strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert deshalb Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

Die Bewerber/innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

Im Sinne des sozialen Nachhaltigkeitskonzepts der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz, das besondere Bedürfnisse in all ihren Aspekten interpretiert, werden Menschen mit solchen Bedürfnissen bei gleicher Qualifikation bevorzugt angestellt.

Siehe: https://www.csc-kug.at/jobinfo/kug/administrative-stellen.html

Schweizerisches Wirtschaftsarchiv, Basel

Mitarbeiter/in im Lektorat der Wirtschaftsdokumentation und als Informationsbibliothekar/in

100%
Das Schweizerische Wirtschaftsarchiv SWA und die UB Wirtschaft sind Teil der Universitätsbibliothek Basel. Die Institution verfügt über einen umfangreichen historischen Bestand an Dokumentationen und Archiven zur Schweizer Wirtschaft. Die aktuelle Sammlungstätigkeit erfolgt grösstenteils in elektronischer Form. Zudem ist sie für die Informationsversorgung der Wirtschaftswissenschaften, Soziologie und Politologie an der Universtiät Basel zuständig.
Für die Bereiche Wirtschaftsdokumentation und Informationstheke suchen wir per 1. Juni 2016 oder nach Vereinbarung einen I&D-Spezialist / eine I&D Spezialistin.
Ihre Aufgaben

  • Auswerten der Schweizerischen Tages- und Wochenzeitungen und Auswahl der Zeitungsausschnitte für die Wirtschaftsdokumentation des SWA
  • Überwachen der Webseiten von Wirtschaftsakteurinnen/-akteuren und Entscheid über die Auswahl der zu archivierenden digitalen Dokumente für die Wirtschaftsdokumentation des SWA
  • Sacherschliessung der ausgewählten Dokumente
  • Leitung und Durchführung von Projekten im Bereich der Wirtschaftsdokumentation
  • Beratung der Benutzerinnen und Benutzer vor Ort, telefonisch oder schriftlich bei der Literatursuche und der Recherche in der Wirtschaftsdokumentation und den Archivbeständen
Ihr Profil

  • Hochschulabschluss
  • Überdurchschnittliche Kenntnisse der wirtschaftlichen und politischen Zusammenhänge in der Schweiz auf nationaler, kantonaler und regionaler Ebene
  • Erfahrung als Informationsbibliothekar/in
  • Erfahrung in Projektmanagement
  • Sehr gute Katalogisierungskenntnisse
  • Sehr gute Kenntnisse der französischen Sprache
  • Hohe Dienstleistungsbereitschaft, Selbständigkeit, Teamfähigkeit und Freude am Kontakt mit dem Publikum
Wir bieten Ihnen

  • Ein spannendes berufliches Umfeld in einer lebendigen Archiv-, Bibliotheks- und Dokumentationsinstitution
  • Arbeitsplatz in der Nähe des Bahnhofs SBB in Basel
  • Anstellungsbedingungen gemäss den Richtlinien der Universität Basel
Bewerbung / Kontakt
Weitere Auskünfte erteilt Ihnen Irene Amstutz, Leiterin UB Wirtschaft – Schweizerisches Wirtschaftsarchiv (Irene.amstutz@unibas.ch oder 061 267 32 02)

Bitte richten Sie ihre Bewerbung bis zum 18. April 2016 per E-Mail an sekretariat-ub@unibas.ch oder Post an: Öffentliche Bibliothek der Universität Basel, Personalsekretariat, Kennwort «Lektorat SWA», Schönbeinstrasse 18-20, 4056 Basel

http://www.ub.unibas.ch/ub-wirtschaft-swa

Intern, Records Management Unit. OSCE, Vienna

Job Title Intern, Records Management Unit, OSG
Organization Name OSCE Secretariat
Location Vienna
Grade
Closing Date of application 30-04-2015
No. of Posts 1
Background
Duration of internship: 3 months starting June 1, 2015 until August 28, 2015
The Records Management Unit (RMU) is a part of the Office of the Secretary General and is responsible for developing, implementing and overseeing the records management framework and programme within the OSCE. It ensures the capture, distribution, storage and management of records in accordance with accepted standards and best practices. Its scope of work includes registration and distribution of official correspondence, providing guidance on handling paper and electronic records, facilitating transfers of semi-active and inactive records, overseeing authorized destruction of records, and developing and implementing organization-wide records management tools and resources.
Tasks and Responsibilities
RMU is looking for an internship candidate who will work with all members of the team and will be tasked with the duties outlined below:

  • Providing support for records registration;
  • Assisting with backlog projects such as compiling inventories, weeding and digitizing records (digitizing includes document preparation, scanning, performing quality control and assigning metadata);
  • Assisting with file transfers as required;
  • Assisting with records-related events including planning, publicity, obtaining supplies, setting up and cleaning up;
  • Assisting with records projects including performing research and developing documentation such as policies and procedures and user guides;
  • Performing other records-related tasks as required.
Necessary Qualifications
  • Applicants should be under the age of 30 and from an OSCE participating State;
  • Students in the final year of higher education (university or other accredited institution) at graduate or postgraduate level, i.e. within two years of graduation, or recent graduates or postgraduates, with a background in Archival Science, Records Management or Information Management;
  • Working experience with Electronic Document and Records Management Systems (such as OpenText CS);
  • Advanced computer skills;
  • Strong analytical, research and drafting skills;
  • Good organizational skills with ability to process and synthesize information quickly and efficiently;
  • Detail-oriented;
  • Professional fluency in English with excellent communication skills; knowledge of other OSCE working languages is an asset;
  • Ability to establish and maintain effective working relations with people from different national and cultural backgrounds, whilst maintaining impartiality and objectivity.
Remuneration Package
The OSCE is not in a position to pay any remuneration or cover any expenses incurred by the intern during his/her stay in Vienna nor reimburse travel expenses.
The internship lasts three (3) months and does not constitute a commitment to future employment with the OSCE.
The selected intern will participate in the group health insurance scheme at his/her own expense but the OSCE will cover life and disability insurance.
How To Apply
If you meet the above requirements and wish to apply for this internship opportunity, please use the OSCE’s online application link found underhttp://www.osce.org/employment. Please mention your availability dates in the cover letter.
Please note that vacancies in the OSCE are open for competition only amongst nationals of participating States, please see http://www.osce.org/states.
The OSCE retains the discretion to re-advertise the vacancy, to cancel the recruitment, or offer an internship with modified terms of reference or a different duration.
The OSCE is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages qualified female and male candidates from all religious, ethnic and social backgrounds to apply to become a part of the Organization.
Please be aware that the OSCE does not request payment at any stage of the application and review process.

Archiving Assistant. OFID, Vienna

OPEC Fund for International Development (OFID), Vienna

Vacancy Number: VA506/2015
Job Title: Archiving Assistant
Department/Unit: Administration and Personnel Department
Job Scope
Under the supervision of the Director, Administration and Personnel Department, the incumbent acquires, manages and maintains documents and other materials which include: reports, project files, plans, photographs, films and computer-generated records that have historical importance for OFID.
Duties and Responsibilities

  • Evaluates records / documents for preservation and retention; arranges the acquisition and retrieval of records;
  • Liaises with the staff members responsible for archiving of documents from different departments/units within OFID;
  • Facilitates the implementation of OFID’s Document Retention Policy, including but not limited to archival research, retention and destruction of records, maintaining catalogue collections system and management of information and records.
  • Identifies ways of protecting and preserving collections, as well as ensuring that the physical archive is correctly managed;
  • Makes information accessible to eligible staff members and other users, advises them on how best to access, use and interpret archives, and possibly through internal training courses;
  • Manages the changeover from paper to electronic management system;
  • Facilitates remote access by maintaining user-friendly, computer-aided search systems;
  • Ensures that legislative and compliance requirements are fully met.

Requirements

  • Bachelor’s Degree in Library Science, Archival Science or other science studies related to Records Management
  • Minimum of 4 years relevant professional experience.

Skills and Competences

  • Demonstrated knowledge and skills in Archiving Management, including policies and procedures for archival research, and for the retention or destruction of records, including catalogue collections system and management of information;
  • Ability to ensure the use of accurate procedures and act in a consistent manner;
  • Computer literacy (i.e. Microsoft Office and more specifically on Excel), knowledge of Open-Text Archiving software packages will be an added advantage;
  • Good interpersonal skills and ability to work in an international multi-cultural environment.
  • Very good oral and written communication skills in English and German languages.
  • Knowledge of Arabic, French, or Spanish will be an advantage.
  • Ability to establish and meet deadlines, work under pressure and handle multiple priority tasks.

Application: http://www.ofid.org/ABOUTUS/CareerOpportunities.aspx